这是粥左罗的第1595期分享
作者l常青 编辑l易小飒
来源 l 常青说（ID：changqingup）
分享 l 粥左罗（ID：fangdushe520）
这篇文章的主题是聊知识管理系统，很重要但是没那么好读的内容，为了方便阅读，先把内容结构告诉你： 本文框架： 01 什么是知识管理系统？ 02 为什么你必须要搭建知识管理系统？ 03-07如何从零搭建知识管理系统？ 08 搭建完成之后有什么注意事项？ 虽然文章读起来没那么容易，但是建议从头到尾系统性看完，越是不好读的文章，能坚持读完的人越少，谁能读完谁就赚大了，不妨挑战一下自己。 01 什么是知识管理系统？ 先来问一个问题，什么是知识管理系统，它能帮助我们干啥？ 先不回答这个问题，直接给你个场景： 假如你床头有10本书，你要在其中找到一本书，你会怎么找？ 你可能会说，扫一眼就找到了啊。 但是，假如你现在身处世界上最大的图书馆：美国国会图书馆，藏书超2.1亿本，现在你想在里边找到某一本书，请问你如何找？一本一本翻吗？ 太不现实了，2.1亿这个数字我换算了一下，把2.1亿本书铺起来可绕地球近两圈。 不仅仅找书，图书馆每天还要在其中处理上千万次的查询、借书、还书、入库…… 试问，假如你是图书管理员，仅凭借大脑，你能处理这么大的信息量么？ 那么他们是如何解决这些问题的？ 是靠着一套管理系统，让一切规律化，规则化，系统化，把人解放出来。 同理，知识管理系统就相当于这个图书管理系统，而知识就如同这一本本图书，当有了一套系统去管理以后，我们就相当于拥有了另外一个大脑，如此就可以把我们大脑不擅长的东西，全部扔给这个外脑。 那么，为什么说你必须建立这样一个外脑呢？ 02 为什么必须建立外脑？ 01 大脑是用来思考的，不是用来记忆的。 记忆，尤其是死记硬背，是最反人性的，进化论告诉我们，大脑只会记住最能帮助我们生存的信息，至于无关紧要的信息， 为了节省脑力资源，它会尽可能地忘记。 同样的道理，大脑在处理信息也是如此，它只能处理眼下的小部分信息，当面对大量信息处理的时候，就会罢工。 我们平常用脑的时候，感觉思绪乱，头昏脑涨，就是因为大脑处理的信息已经超负荷， 大脑的机制天生就不是为了记忆和处理大量信息。 但是在现实生活中，我们又确实需要处理和记住很多信息和知识点，以便使用的时候可以随用随取，那应该怎么办呢？ 当然是建立外脑。 前面说了，大脑不擅长记忆和大规模信息管理，而这一点，刚好是外脑所擅长的。大脑会遗忘，但是外脑不会，我们建立的这个外脑会和大脑形成互补，各发挥其所长。 正如前面提到的图书管理案例，我们不需要记住每本书的信息，想要的时候，只要知道怎么从图书管理系统中找到它们即可。 所以， 想发挥大脑真正的威力，要学会把它从记忆中解放出来，让它去思考，而不是让它去记忆。 有人看到这里可能会说：有必要弄这么一个外脑吗？我大脑就够用了啊。 如果你想不断成长，获得更强的能力，想在社会的激烈竞争中有足够的竞争力，你的知识储备必然需要被扩大，这种情况下，你要靠大脑记忆吗？ 正如前文所有，你只有十本书的时候，当然不需要建立外脑，想要啥扫一眼就够了，但是当你有1000本、10000本、一百万本、一亿本的时候呢？ 以上是我们必须建立外脑的第一个理由，除此之外，还有一个更重要的理由。 02 外脑可以帮助大脑更好地记住和思考。 有逻辑关系的知识，你用的时候才能想起来。 为什么这样说？ 先来个小测试。 现在思考一下：如果让你现在说出水果的名字，你能说出多少个水果？ 有人可能会说，这有什么难的：苹果、香蕉、梨、橘子、火龙果、西瓜…… 但是你会发现越往后，你思考的时间就越长，越说不出来。 那么我再换一个问题，请说出西红柿炒鸡蛋怎么做？ 你可能想都不用想，直接就可以脱口而出：准备食材——洗菜切菜——爆锅开炒——…… 区别在哪里？ 在于前者大脑调取的是一个点一个点的信息，后者是一整个结构、一整套流程、一整张知识的网。 点状的东西被大脑调取是很困难的，但是有逻辑有结构的东西则不同，后者一调取就是一大片，一整个体系。 当你把点状的知识编织成一张网后，它们就会形成你的思维模型，这样你用的时候才能想起来。 很多人抱怨，学过的东西用不上，不妨想一下，从小到大你调用知识储备的时候，是不是都像是上面想水果一样，想到哪是哪。 仔细思考下： 你整理过你的知识吗？ 你的知识是成结构的吗？ 你的大脑里有这么一张庞大的知识结构网吗？ 而把知识打入外脑的过程就是在编织你这张网，所以建立外脑的本质就是体系化你知识的过程。 说了那么多，想必你已经知道建立「外脑」的重要性了，那么如何建立外脑呢？ 03 如何建立外脑？ 整个外脑是由两个系统构成的： 第一个是储存笔记的系统； 第二个则是索引笔记的系统。 什么意思呢？ 你可以先简单理解成一个放，一个拿，储存笔记的系统负责存放，索引笔记的系统负责拿出，具体的后文会展开介绍。
整个外脑的搭建可以归纳为三步：
第一步：把收集知识有序的装进去；
第二步：把知识整理好，设立规则，以供随时调用；
第三步：用的时候可以迅速把需要的知识拿出来。
整篇文章的核心下面一张图就概括了，但是为了彻底搞定这件事，我会掰开了揉碎了，一步步带你搭出知识管理系统。 下面开始从零搭建整个外脑系统。 04 第一步： 选择外脑载体 一台能正常跑的电脑系统，首先要有主机、显示屏这些硬件载体，否则的话操作系统再牛，没有主机也跑不起来。 同理，我们的外脑搭建也是如此。 建立外脑第一步，就是找到一个合适的外脑载体，即存放我们知识的工具。 市面上提供给的现成的外脑载体都有哪些呢？ 主流的有道云笔记、印象笔记、onenote等，都可以作为我们外脑的载体，它们各有优缺点，我这里就不展开了，大家凭借自己的喜好和需求进行选择即可。（我平时习惯用的外脑载体是有道云笔记，下文演示均以此笔记做案例，其他载体同理。） 当我们确定了大脑的载体以后呢？ 建立几个文件夹后，就开始一顿操作猛如虎，类似下面这样的吗？ 这样的外脑系统有什么问题呢？ 1.层次结构混乱：这样长长列下来，别说提取了，单单看到这一串，头就先大一圈了。 因为这样混乱的结构和目录，会让你翻看的时候，对这种凌乱有一种厌恶感。 2.提取困难：混乱的内容会让真正用的时候找不到想找的信息，所有的笔记如果用的时候找不到，或者需要很大功夫才能找到，这个外脑系统就没多大意义了。 当你笔记内容少的时候，你还能记得哪是哪，但是大到一定量级之后呢，你的外脑一定会崩溃。 3.知识碎片化：以上所建立的文件夹，相互之间都是割裂的，笔记与笔记间连接不起来。 我们在文章开始就说了， 外脑的作用除了帮我们承担记忆的负担，还有一项职能就是辅助大脑为我们建立起知识体系，如果你的笔记之间都是一个个散乱的点，那么外脑的意义就要被砍掉一半。 一句话来说，上面的那些都不是一个好的外脑，没有解决我们建立外脑的本质问题。 那什么是好的外脑呢？核心有三点。 1.知识结构体系化：笔记与笔记间的知识点不分散，不是乱七八糟的，不是碎片化的。 2.方便管理：看到不头大，结构清晰，一目了然。 3.提取方便高效：最好高效到如同探囊取物，想到就能秒拿到。如果这一点满足不了，找一个想要的信息要半天，那么这套系统就没有多少意义。 到这里我们知道了什么样才是一个好的外脑，随着而来的一个问题就是，如何才能达成以上标准。 那么如何让外脑满足以上条件呢？ 正如电脑的windows系统一样，装好之后我们就无需用乱七八糟反人性的dos命令去让计算机工作，所有的一切都有序地跑在这套清爽的图形化系统之上。 同理，想让外脑不乱，必须部署一套规则化的操作系统，让我们的知识笔记全部跑在这套管理系统之上，保证底盘不乱根基稳，而不是随性而建。 所以找到载体之后，不是一顿操作猛如虎，而是要给我们的外脑装上一个类似windows一样的底层系统。而我们这套跑在外脑载体上的系统就是 GTD系统。 所以我们建立外脑的第二步，就是给它装上这套系统。 05 第二步： 部署GTD操作系统 01 什么是GTD系统？ GTD的英文全称是：Getting Things Done. 它是由著名的时间管理人戴维・艾伦在他的著作《尽管去做》里提出的，一套移动硬盘式的任务管理方法。 核心是把所有待办任务都从大脑里移出去，清空大脑，用外部的工具去管理任务，让大脑的全部资源都用来思考，不会遗漏任何一件事。 部署了GTD系统在笔记本上，我们就可以借助GTD的工作流，不仅拥有了知识管理系统，而且还把我们的日程管理系统也囊括其中了，极大幅度解放了我们的大脑。 02 如何部署GTD系统到笔记本上？ GTD工作流总共有5个步骤： 收集、厘清、整理、归档、回顾。 把它用到我们的外脑上，就变成了信息管理流，同样也是五个步骤： 收集箱、等待处理、将来可能、归档资料、专题研究。 什么意思呢？ 下面分别介绍一下，这五个文件夹可以干什么。 第一，收集箱。 这个就相当于你在各大平台点的收藏，比如刷到好文了，就可以一键扔到这个收集箱中。 它的作用就是负责收集，这个阶段不必操心该放到哪个分类，所有好东西一股脑扔进去就OK了，这样就可以大幅度解放我们归类的时间。 等到一个固定时间再统一处理，比如晚上。 这样既不打断我们当前手头的事情，又确保了收藏的文件不会乱七八糟，还能让你认真评估和精读这篇文章，确保进入你笔记的都是精品。 第二，等待处理。 这个文件夹，承载我们当天的日程、备忘录、记事本、沉思录、日记本等。 很多人都应该有体会，大脑凭记忆力处理这些事情有多坑爹，那我们就可以把这些大脑不擅长的事情交给外脑处理。 把日程、待办事项等全部移到这个文件夹里，把这些事情全部从大脑中清理出去，想知道接下来要做什么事情，就直接来翻这个文件夹，效率高到飞起。 第三，将来可能。 这里主要承载计划、规划、想法、点子类的东西。比如你看到一个点子，发现了一个项目，都可以先把它扔到这里，作为你的灵感库。 第四，归档资料。 这个是我们的知识大本营，最终所有的信息和笔记都会被归入这个文件夹中，我们收集到的信息整理以后就放入这里，以供随手复习和使用时随时调取。 第五，专题研究。 比如我最近对唱歌比较感兴趣，就可以单独针对这个专题建立一个文件夹，专门服务于唱歌，当研究出成果了，再把它归入到归档资料中。 当你在笔记本上，创建好这5个文件夹后，你的GTD系统就部署完成了。 你看，部署了GTD，通过GTD来处理信息后，外脑是不是特别有层次感，是不是感觉外脑像是有了灵魂，而不是类似于上面那四个笔记长长的一串。 那么部署完GTD系统后就完了吗？当然不是。 完成了最底层系统的搭建，我们就要开始去处理输入进来的笔记了，前面说了，最终所有的笔记，都会被汇总归档到「归档资料」这个文件夹之中，所以我们管理笔记的核心就在这个文件夹中。 但是那么多的笔记，怎么去管理呢？ 06 第三步：规则化信息 无规矩不成方圆，如果归入进来的笔记没有规则，就会乱七八糟，完全没效率可言。 所以，我们必须要给输入进来的笔记进行处理，教给它们规矩，让它们变得清晰有规律，只有这样提取的时候才能迅速找到想要的。 那要设立哪些规矩？如何设立呢？ 下面提供四大原则，保证让你的笔记规规矩矩的。 01 最简层原则 什么是最简层原则？ 所谓最简层原则，就是让文件夹尽可能少，层级尽可能少。 因为只有数量少，你看起来才不会头大，如果还是一层又一层的文件夹，那就和前面你看到的那四张笔记没啥差别了。 如何才能尽可能少呢？ 找一个可以把所有东西都包括进来的维度，既涵盖了所有笔记特性，又不遗漏，同时不冗长。 提供一个参考，以笔记的“用处”这个维度进行划分，即：「学习」「工作」「生活」。 你可以随便想，从用处来论，任何笔记都不会逃过这三个分类，我们就以它作为划分知识的标准，作为「归档资料」的打底文件夹，这样就实现了最简层。 打底文件夹有了，还需要根据需求对文件夹做进一步细分，那么如何管理下一级的文件夹呢？ 这就用到了第二个原则。 02 目录编码原则 什么是目录编码原则？ 我们可以先思考下这个问题：一本书有那么多的知识点，它是怎么排版才让内容一目了然的？ 是把图书知识结构整理成目录，按照层次编码。如下图，这样你看起来结构就会非常清晰。 同理，我们对文件夹的层级管理，也可以采用这种方式，让文件夹的层级与层级之间建立起逻辑关系。 那如何进行目录编码呢？ 这里不进行赘述，我做了一张图，扫一眼估计你就会了。 除了建立起清晰的逻辑层次外，为什么一定要用目录编码？ 因为有了目录编码后，笔记就能实现自动排序。 云笔记一般都是按照名称排序的，比如，数字1在数字2前面，字母A在字母B前面，如此就会非常有序。 如果没有这样的规则化命名，就会出现乱序情况，笔记看起来乱七八糟的，但如果设置了编码，就能实现自动排序，非常爽。 所以我们采用图书目录编码，一箭双雕，不仅让结构逻辑层次清晰，还能实现自动排序。 以上我们说了让笔记规矩的四个原则的前两个，有了它们可以让笔记的结构层次有一个质的提升，但仅仅是层次清晰还远远不够，想要笔记规矩，还需要第三个原则。 03 统一命名原则 什么是统一命名原则？ 即： 无论是文件夹还是笔记本身，都要遵循一套标准的命名原则。 只有这样笔记才不会乱，切忌把笔记命名成无格式笔记，一旦养成这样的习惯，后期会让你有一种想锤死自己的感觉…… 那用什么标准命名？怎么命名？ 可以试试这三个方法。 第一种，用黄金圈法则命名文件夹。 任何一个知识点或专题，都逃不过黄金圈的终极三问，即：是什么（what）、为什么（why）、如何做（how）。
比如你想研究演讲的话题，就可以创建三个文件夹：
什么是演讲？
为什么要学习和训练演讲？
如何训练演讲？
创建好这个三个文件夹后，就可以把演讲相关的所有知识点，按照黄金圈分出的三个文件夹分别归属，如此每个文件夹对应啥内容，一目了然。
一个小tips：意义不明的层，坚决不要。
很多人在整理笔记时会建一个明明为「其他」的文件夹，请问，这个「其他」是什么？ 之所以建这个「其他」是因为，你也搞不懂某个笔记属于哪个类别，不好分类的所幸一股脑扔到这里。 亲身经验告诉你，我们在用的时候是不会去翻「其他」这个分类的，因为它在我们的大脑里就没有概念，我们自己都不知道自己放了些啥，应该放些啥，又怎么能指望提取的时候找到呢？ 所以，这种意义不明的层，坚决不要。 第二种，笔记文件规范化命名。 上面讲的是文件夹命名方法，这里则是具体到某个笔记的文件命名。
给你一个公式参考：
格式：主题+作用类别+标题
举例：
写作-技巧-如何调动情绪？
写作-案例-小清新排版风格
写作-方法-文章框架如何搭建？
到了这里，我们知道了让笔记规矩的三个原则，但是想要他们更规矩一些，还需要第四个原则。 04 标签化原则 什么是标签化原则？为什么要用标签去管理笔记？ 先看一个例子。 如果让你给一部电影分类，你会把前两年大火的《战狼2》归到什么分类？能对它进行单一归类吗？ 任何一件事物都可以有很多个维度，如果把某事物按照一个维度归类，就相当于把它给定死了。 知识也一样。 很多人的笔记之所以没有效率，用的时候找不到，很大原因就是把知识给限定死了。 比如你学到了一个写作技巧“如何调动情绪”，如果简单粗暴地把这个技巧归入到 “写小说”这个分类中，那就只有写小说的时候才会想起它。那么这个知识点就让你学死了，因为这个技巧完全可能套用到写文案，甚至写报告上。 如何解决这个问题？ 这其实就回答了上面「为什么要用标签来管理笔记」的问题了。 打标签就是为解决这个问题设置的。 你可以给一个知识点打上无数标签，当你搜索任何一个标签维度的时候都能够调取到这个知识点。 正如上面案例中，《战狼2》你搜索商业片能找到它，搜索战争片也能找到它，搜索吴京也能找到它…… 这样我们就不用纠结于某个知识点，具体该归入哪个文件夹中，无论你放到哪里，只要标签打上了，就不用担心调取的问题。 当你部署了一系列标签，你的知识就活了。 完成以上部署，笔记的整体效率是高了很多，知识也给盘活了，但是以上知识之间仍然是割裂的。 笔记与笔记间仍然形成不了体系，而且笔记量和标签一多，标签本身也就乱了，都不知道标签哪个是哪个了，那如何解决这一系列问题呢？ 下面进入本文最后一个模块——「部署索引体」，让你的外脑效率彻底飞起来。 07 部署索引体系统 01 什么是储存体和索引体系统？ 储存体就是以上讲的，在文件夹里的那一套。 前面说了，我们通过标签调取笔记或信息，而索引体系统，就是把标签与标签之间建立起逻辑关系，形成体系和结构，最后内化成我们的知识体系。 一句话解释， 储存体用于管理“文件夹的系统”，而索引体则用于管理“标签的系统”。 为了让两者更有辨识度，文件夹系统作为储存体识别符号「C」，标签系统作为索引体，识别符「S」。 02 如何搭建索引体系统？ 第一，底层系统搭建。 储存体有GTD作为底层操作系统，那么索引体同样也应该有操作系统作为分类。 索引体的分类规则，就是我们前文说的「学习」、「工作」、「生活」三个分类，因为你笔记上所有东西都逃不过这三点。 工作和生活的分类我这里不多介绍，主要介绍一下「学习」，因为这才是承载我们知识标签的大本营，我们所有的知识标签都以这个分类为底。 那么在「学习」这个分类底下，应该怎么去构建知识架构呢？就到了第二点了。 第二，一个维度分类所有知识标签。 体系的构成一定有底层分类作为支撑，所以想要把零散的标签编织成系统，就需要对他们进行分类，那么从使用的维度，你会把“所有的知识”标签分成哪几类？
可能每个人都有自己的标准，我参考了“儒家的最高理想”，把一个人一生所有的知识分成了四类：修身的知识、齐家的知识、治国的知识、平天下的知识。
其中「修身的知识」，包括自我精进、成长、管理等；「齐家的知识」，包括与家庭关系、家庭生活有关的知识；「治国的知识」，包括行业、趋势、洞察等；「平天下的知识」主要是元认知和底层学科，是让我们走遍天下都不怕的知识。
这个分类仅供参考，如果你也觉得这个维度不错，可以直接拿去用。 有了这个维度，就可以把在储存体里打上的标签，按照这四个维度，分门别类的整理在这里边即可，我截取一段我的整理效果，供大家参考： 可以看出来，当「索引体」逐渐完善以后，它就是一套完整、清晰的知识体系。 第三，区别符号。 你可能看到索引体中每个对象的前面都有个符号，有的是「#」有的是「-」，这是什么意思呢？ 这两个符号是区别符号，前面有「#」的说明它是标签，而前面有「-」的说明它不是标签。 这些东西的存在，仅仅是为了连接标签，把标签串联成系统的连接符号，帮助我们看得更清晰，更有结构和层次感，它们不参与索引。 当然「-」符号可加可不加，但是「#」这个符号，我建议一定要加上，原因会在下面说。 第四，通过「索引体」快速提取内容。 当一切都搭建完毕以后，剩下的就是提取东西了，可以通过单击标签提取，但是最常用的是搜索提取，想要啥直接搜索，如探囊取物一样酸爽。 第五，如何让提取效率更高？ 我们在实际提取笔记的场景中，经常会遇到一个问题：比如一本书的读书笔记中，可能涵盖很多个知识点，即使我用标签定位到了这篇笔记，想要找到笔记中我想要的东西，也要翻看好久，那么有没有瞬间就能找到想要的信息的方法呢？ 有的，解决方案就是在笔记文件内处处打标签，如此可以瞬间找到我们想要的内容。 比如下图，我就在这个笔记的某一处知识点打上了三个标签，当我需要找这三个标签任意一个的时候，云笔记会迅速帮我找到它所在的位置，并且打上高亮，这样整篇文章都变成了我标签系统中的一个个知识点，它不再属于原作者，而是属于我体系中的一部分。 这也回答了上面所说的，为什么要在标签上加一个#，原因就在这，如果不加这个识别符号，搜索到的东西就会乱七八糟。 到了这里，整篇文章也快到结尾了，剩下的只需要在不断学习过程中去完善和填充这个骨架，最终它就会形成一张庞大的知识结构网，到时候你就神功大成，可以任意纵横了。 08 打造完毕后的注意事项 打造完毕后最重要的事情是什么？ 第一，把笔记软件本身玩熟。 因为这篇文章不是介绍软件功能的，所以几乎没有提到软件本身提供给我们的功能，包括日程模板、思维导图、ORC等等…… 要是懂得笔记软件提供的各种功能，一定可以玩的非常6，这个大家请自行了解，我这里不进行赘述了。 第二，规律性的清理收集箱。 正如装修房子一样，装修的时候可以一次性装修的美轮美奂，但是在生活中如果总是邋邋遢遢，很快新房子也就破旧了，所以平时也需要经常进行维护。 知识系统也是如此，一次性打造了一套超级牛的系统，但是如果收集到的资料长期堆积在收集箱中不去清理，内容被到处归类，那么这套系统很快就会被搞残。 所以，好的习惯才是保持这套系统高效运转的关键。 我个人的清理习惯是，每个周末拿出固定的时间，清理一次收集箱，当然如果你比我勤快，且时间充裕，完全可以一天一清理，这样肯定会更好。 第三，迭代内容：删掉过时的东西，填充空白的内容。 刚开始建立起外脑的时候，不可能一下子就建成像我外脑那么丰富的，肯定会有很多需要完善的地方，不断迭代更新，才是外脑能持续运转并且越用越顺手的核心。
最后提醒一句： 外脑要时常翻阅，只有你时常翻阅它，它才会内化到你的大脑中。
文中部分配图来自《神探夏洛克》。
END
