——任职资格应用最大化：人才管理系统的建设及管理
【客户背景】
J公司成立于2007年10月，致力于成为最优秀的软件服务和信息系统整合提供商，逐步发展成为净资产过3亿、近1000名员工的股份制企业，在北京、上海、广州等各主要城市设有分公司或办事处。发展到目前，公司已经是国家规划布局内的重点软件企业，得到了各项资质，如国家信息产业部计算机信息系统集成一级资质企业，国家数字媒体技术产业化基地－动画技术中心企业，国家文化部动漫游戏振兴基地－手机动漫游戏企业、国家移动电子商务产品创新中心等。公司在做大、做强的同时，追求长远可持续发展，以人为本，以客户为中心，以市场为导向，以科技创新为核心，完善无线增值产业链构建；以一流的管理团队、卓越的技术队伍和健全的营销网络为后盾，充分利用地域、技术、资金、营销等方面优势，力争将公司打造成为国内最优秀的软件服务和信息整合提供商，为客户、为社会创造更大价值。
公司目前主要面向中国广大企业和移动终端用户提供行业软件开发及无线增值服务，用户遍及各大电信运营商，以及烟草、金融、政府和制造行业，成功推出电信行业管理支撑系统、移动支付系统、烟草MES系统等大型信息化软件产品，业务覆盖全国，并获得多项国家创新基金项目，国家863计划项目和国家发明专利，拥有近30项国家著作权登记产品和一批省市技术进步奖。在快速发展的同时，公司遇到了管理方面的一些问题，希望借助专业第三方，通过任职资格及人才库建设，分析并解决相关管理问题。
【问题现状】
1、J公司在短期内迅速发展，导致管理难度增加。
公司成立于2007年，随着通信行业的发展和国家对高新技术行业的支持，J公司也在短期内得到了迅猛的发展，人员数量迅速壮大，导致管理难度逐渐增加。以前，公司人员数量较少时，管理者通过与员工进行日常沟通以及对员工工作成果和工作态度的直观接触，可以对员工有基本判断和了解。但随着员工数量不断增加，管理幅度和管理层级也不断增加，中高层管理者越来越难接触到员工层，对员工的了解也越来越少，只有通过员工的直接主管才能了解相关信息。管理者对整个员工层的情况了解越来越少，在任务配置上难以找到最合适的人。同时，人员增多也导致了公司层对员工缺乏了解，不利于发现和挖掘优秀人才，不利于人才培养, 导致不能充分发挥每个人的优势，降低单个人力资源效用，不利于人力资源整合，发挥1+1大于2的作用。
2、J公司与各分公司较为独立，不利于人才统筹。
由于J公司在北京、上海、广州等各地的分公司在人才管理上相对独立，彼此之间没有实现有效的共享，导致人才仅能在各公司内部进行使用，使得整个集团层面的人才统筹调配存在一定障碍。
【分析思路】
无论是员工数量迅速增加导致的人才统筹管理和调配问题，还是难以挖掘优秀人才的问题，都在于管理缺乏科学的决策依据。本次项目在建立了任职资格体系的基础上，通过对J公司人才管理措施了解发现以下三个方面的问题：首先，公司尚未重视人才管理相关的数据与信息的收集、更新、整合工作，缺乏日常判断的数据和信息基础，许多重要的人才管理维度尚未重视起来；其次，各项数据较为独立，缺乏以员工为单位的数据整合，不能对员工的能力和素质的整体进行整体判断；最后，公司缺乏对各项数据的分析，数据仅仅作为记录存在，为起到指导各项管理工作的作用。
因此，结合J公司现状，我们建议加强对人才数据的记录、分析工作，并以“积分”为抓手，可以对人才进行直观了解，并通过信息化系统的支持，进行全面地统筹和管理。
【解决方案】
作为一家迅速发展的通信企业，面临迅速变化的市场环境以及急剧增加的员工数量，如何才能使J公司在短时间内进行有效的人才管理与使用决策，充分发挥内部人员潜力以达到人力资源效用的最大化，支持实现任职资格的贯彻实施，其关键在于对日常管理决策数据的记录，通过积分制建立能够支持管理决策的记录分析信息化系统，以及建设制度来促进管理者在日常管理活动中对该系统的广泛应用。
1、结合J公司管理问题和性质，优化人才系统管理，为任职资格奠定基础
许多企业在进行内部人才管理时通常存在两个误区，一是只对人才的基本信息进行管理，如学历、年龄、专业背景、工作经验、专业技能等信息，这虽然起到了一定的人才管理作用，但在人才的统筹规划以及进一步的管理决策支持起不到实质性的作用，二是走向另一个极端，想要把人才的管理信息做大做全，虽然从人才管理的出发点来看是好的，但在实际操作中会带来不必要的管理成本，管理数据的记录、统计和分析工作都会耗费一定的时间和精力，而这些数据若不能对管理有指导意义，则会造成得不偿失的局面。
因此，在选取人才管理指标时，除了人才基本信息，专家团队还充分考虑了J公司的企业性质、特点以及管理重点，为人才系统的构建打下良好的基础，如：
细化各项专业经验和跨专业工作经验： 由于J公司对复合型人才的需求逐渐增加，特别是对既懂市场、又懂技术的高端人才数量不断增加，因此，通过细化各项专业和跨专业工作经验来来系统了解员工的工作背景。
知识贡献： J公司作为一家高新技术企业，企业重视科技创新以及专业能力的加强，相应地，对员工的专业素质要求较高。基于这一情况，在人才系统的管理要项上也明确提出了对知识贡献的要求，包括重大案例总结与案例库的建设、培训教材编写、技术/管理标准化等。
有效建议 ：在与J公司员工访谈的过程中，我们发现不论是员工还是中基层管理者在企业管理上的参与率特别低，不仅表现在不了解相关管理制度，导致在执行和落实上存在一定困难，更表现在对于公司的管理问题会存在置之不理的态度，即使有好的想法和建议也不愿意提出。因此，为了鼓励大家踊跃献策，营造积极的工作氛围，本次项目将员工提出的有效建议计入人才管理的一项重要指标。
2、通过量化的积分指标，为管理决策和人才统筹管理提供依据
考虑到J公司员工基数较大，管理系统需要记录和运行的数据较多，为了保证该系统能快速、有效指导日常管理决策，能在大量管理数据中迅速对比分析、提取需要的信息，我们建议引入积分制来进行人才管理。通过细化各项管理维度的层级，结合J公司人员现状以及未来管理重点和要求，明确各项管理维度的积分标准。在此基础上，员工定期更新个人信息表，提交部门的管理者审核，审核通过后，将信息录入人才管理系统，系统根据积分标准自动生成相应员工的积分。
积分制的引入关键在于量化，从公司的角度来讲可以针对不同管理维度，从不同部门、不同员工、不同职级、不同年龄等多个角度入手进行对比分析，迅速了解公司整体情况或员工个别情况，以调整后期管理活动。同时，量化的数据能使管理更加公平公正，员工也更易信服；从员工角度来讲，每个员工身上背负了一个积分池，可以看到自己在不同维度上的积分，既能了解自己的优势所在，又能了解自己的不足，使员工明确需要自己提升的重点方向，营造自觉发奋的工作氛围。
3、人才管理系统制度化与应用示例
为了使该人才管理系统在执行落地中更加顺利、使系统的应用更加广泛，通过制度和使用手册明确员工应参与人才管理系统的要求，并通过应用示例提高管理者和各级员工的积极性。部分示例举例如下：
任务配置： 公司有新项目时，需要从系统中选出具有相对优势的员工，如项目团队中需要懂技术的市场人员，则可在市场序列中，挑选出技术方面跨岗位年限的积分及专业学习积分较高的人员范围，再进行筛选。
各部门人才培养情况： 作为管控人才发展的重要部门，人力资源部可以通过分析本公司在人才培养上积分总量、各部门的平均积分情况，以及突出优秀人才的学习成长情况，检验分公司学习成长情况是否健康，这对于建设专业性强的学习型组织尤为重要。
离职分析： 通过查看离职员工的积分表现，分析员工的工作表现。如离职员工积分较低，则可理解为不优秀员工的淘汰，如离职员工积分较高，人力资源部可以与部门一同分析具体原因，分析是否需要改善公司留人机制或部门管理中是否存在问题。
作为任职资格项目的配套项目，以及对内部人才管理的系统建设，本次项目希望通过更易操作、更直观展示的信息化系统，不仅帮助本次任职资格项目的实施落地，而且支持实现长期的人才管理。
