公文写作不像文学创作，可以通过生活实践反复体会，或蹲在一个地方日思夜想地“陈酿”。陈忠实写《白鹿原》写了7年，把自己关在老家的祖屋里就有3年。这对写材料的人来说是难以想象的。
公文是工作文体，通常需及时快速地完成，有时效性要求。尤其是在基层，各类公文要么不要，如果要往往就是要得快、催得急，材料人员常常是加班加点开夜车，挑灯披星熬通宵，结果大多是难以又好又快地完成任务，不仅累坏了身体，还得挨批评，常使工作陷入被动，更有甚者难在机关立足。
提高效率，又好又快地写出合格公文，永远是驳不倒的硬道理。
01先完成，再完美
有些新手写稿，是一段一段打磨推进，非要把这段话弄光溜了、顺当了，才肯下笔写下面一段。假如一直文思不竭，或许也不算个太大的毛病，可惜，障碍随时潜伏，写材料总会碰到这样那样的问题，意思不连贯啦、说理不清啦、找不到支撑观点的素材啦、找不到合适的词句啦。遇到障碍，他们心里不服，非要越过去不可，于是一停就是半天。
其实，这个世界上，没有一遍过的稿子。就是有水平的领导自己写材料，他也会不断推翻自己、不断修改完善。写任何材料，记住一个基本思路：先完成，再完美。不要老想着一开始就要立意很高、言辞很美、说理很透，这是不可能的。
高效率的写稿方式，都是先拉起个靶子，再一点点砍削。只要有了初步思路，就先按已有思路继续写下去，不要为了段落层次的安排过多耗费时间，不要写上一点就回过头去修改，更不要为了个别词或语句的使用而纠结。
先一鼓作气把初稿堆出来，待全篇完成后，再回过头斟酌段落的逻辑关系，斟酌过渡是否顺畅，斟酌词句的使用，然后大刀阔斧地改，效率会大大提高。
02 占有材料的时间应该比动手写的时间长
笔者从事材料写作的时间越长，每次开始动笔的时间就越晚。刚接触写材料的时候，花半小时找点资料，就敢打开word文档开始写。写材料时间久了，往往是找材料找了三四天才开始动笔。
公文写作常被比喻为“来料加工”，没有料，写出来的东西必然不行。根据笔者的观察，很多人写不好材料的原因，不是能力不够，而是手里素材太少。
所以，想摆脱憋不出来材料，时间却不断流失的窘境，必须调整写作各个阶段的时间分配，找素材的时间要充分保证，甚至要大于真正动笔写的时间。
领导让你三天拿出一个××材料，但这个主题你还不太熟悉，时间上怎么分配？笔者建议，找素材、分析研究素材要花两天，动笔写可以花一天。
拿到任务后，第一件事，就是把所有相关的内容，包括背景资料、以前讲话等有关段落，甚至是类似题目的写作思路等，都拷贝到一个文档里面。先不要管什么思路、结构之类的，用一天时间，资料找的越多越好。
而剩下来的一天，根据已有的素材进行分析、提炼、总结，提出自己的观点，如果有不清楚的地方，继续找新素材，深入研究。
心里有数之后，最后一天才动笔开写。
这样做，即使题目不熟悉也能很快做出一桌子像模像样的菜来。
比如，接到任务，要起草校长在毕业典礼上的讲话，笔者的做法是先建好一个文件夹，名为“2018年校长毕业典礼致辞”，然后，上网搜近期中外大学校长各类毕业典礼讲话致辞、关于高等教育最新论述观点，本领域近期比较典型的人和事，下载并放到文件夹里；在计算机里搜，校长过去的毕业典礼讲话，校长近期有代表性的发言观点，近期校内各个场合典型致辞，拷贝到文件夹里。
磨刀不误砍柴工，这些材料齐全了，想没有思路也难，后边写作才能提速提质。
03 善用范例和已有材料
模仿范文和已有材料是公文写作者入门的有效捷径，也是提高公文写作速度的必然之路，正如古人所言：“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟。”对于模仿，笔者会在第三章费些口舌专门讲解，这里就不再多说了。
善用已有材料，有些时候甚至都不需要模仿、改编，对自己原创的材料直接来个一稿多用或者截取堆叠，也都是可行的。
比如，领导要围绕党风廉政建设讲一次党课，笔者下了很大功夫，拿出了一篇结构严谨、理论精深的好讲稿，领导很认可；后来，某党建杂志又来信向领导约稿，主题也是关于党风廉政建设的认识；到了年底，上面又下通知，要求领导交一篇党风廉政建设的体会文章。这种情况下，后两个稿子就完全没有必要另起炉灶，用党课讲稿即可，一稿三用。
同时，廉政党课讲稿中有一段关于抓好反四风建设的论述，很精彩，那这段论述也可以直接截取出来，用在某次“驰而不息反四风工作部署会”讲话稿中，没有任何问题。
人的创造力不是无穷的，对自己原创的、又经实践证明站得住脚的表达，大可以充分利用，以此提高效率、保证质量。
04 件件精品不可能也没必要
以前一个分管文字的领导，有句口头禅笔者觉得特别传神，对一些不那么重要的稿子，他总是说，“你简单弄一个，能凑合过去就行。”
身处办公室，面对泰山压顶般的材料写作任务，一定要学会抓大放小、有所侧重，不可能拿出的所有材料都是精品，累死你也办不到。对于主要领导关注的、上级高度重视的材料要倾注精力、重点下力，其他的例行性材料按时完成即可。
有些稿子就是常规化、程式化的，时效性要求又很高，比如贺信、上级单位为了自己写稿子要的一些素材稿、礼节性致辞等，在之前的材料的基础上稍加改动交差即可。
我们腾出来的精力，应当集中到领导关心的、重视的，或者与个人发展特别相关的稿子上，这些稿子应当高标准地写，一般的程序性、礼节性的稿子，确保不出错就行。
具体说来，哪些稿子我们要特别重视，使出洪荒之力呢？笔者觉得两类稿子我们要下硬功夫。
第一类是重大场合的重大文稿。这个不用多说，工作报告、工作汇报、重要会议讲话是必须写好的，没有退路，否则还要你这个写材料的干吗？写好重大场合的重大文稿，这在领导心目中是材料员必须履行好的职责。
第二类是领导个人色彩特别鲜明的文稿。有些场合的发言讲话，领导不光要作为一个官员存在，更要展现自己的风采和魅力，所有领导无一例外都会十分重视这样的文稿。
05 提前谋划，运筹帷幕，不能手忙脚乱
材料工作是有规律可循的，每个阶段有每个阶段的特点，像年初的民主生活会、半年和年终的工作总结等，很多材料都有固定的时间节点。
如果你在办公室工作一年以上了，就要学会把握这种时间节点，提前预测并收集准备材料，这样就不会忙乱。
比如，省里下文，要在全省开展一次主题教育活动。经验老到的材料员可能马上会意识到，材料的暴风骤雨即将来临，未来一段时间自己要写大量关于××主题教育活动的材料，于是便在日常工作中时时留意相关政策，收集兄弟单位做法。
果然，没过多久，主题教育活动正式开始，各种部署讲话、表态发言、总结报告、对照检查纷至沓来。还好，这位材料员已经在网上下了不少与之相关的评论、社论、文件，找兄弟单位要了不少材料，脑子里的思路大致成形，那他写起来肯定一骑绝尘。
