左手职场.右手采购
有故事.有方法.有工具
2021年12月22日
这是2021年第042篇原创文章
总第432篇原创文章
全文2183字，阅读时间约7分钟
来源：unsplash.com
我听到很多人说采购是“高危”职业——因为采购是甲方，手握巨款是金主儿，一能决定用哪家供应商，二能决定花多少钱。
“常在河边走，就是不湿鞋？”，具体该怎么办？
01
特殊供应商
做采购的大概都知道，每家企业的供应商队伍里，总有那么几个是比较特殊的——某领导的亲戚，某领导的同学，搞定了采购的XXX...
这不，供应商D找到采购总监，要求承接一个100多万的工程项目。采购总监知道他们的来头：这家供应商是公司某C位领导推荐的。之前合作过一次。活儿嘛干得是还可以，但是价格高出市场平均水平80%多，而且要求预付款。总成本上没有任何优势。之前不到10万的项目给他们完全是看在领导的面子上，这次100多万的项目让采购总监很为难——直接给他吧，公司的利益会受损，也不符合采购流程。虽然供应商D声称和C位领导打过招呼了，但是采购总监也不知道是真是假。这样的事又不太合适和C位领导直接确认；不给吧，万一真是C位领导的意思，那吃不了可就要兜着走。这位领导是公司的重臣，除了老板说一不二的。惹不起！
思考再三，采购总监坚持了原则——按照规定走了招标流程。供应商D自然没有中标拿到生意。他们叫嚣着要给采购总监点颜色看看。好在后来没发生什么。
02
不守规矩的用户
按照采购流程，超过一定采购金额的要进行“三家比价”来确定选择哪家供应商。如果不想通过“三家比价”而是直接选择一家供应商，则必须走“指定供应商”申请流程。
这天采购总监收到一个“指定供应商”申请，发现用户（销售）选的原因是“因为专有技术或者专利”。可是在正文描述中，用户却一直强调因为项目时间紧张，为了赶进度，想选原有供应商，彼此熟悉，方便沟通云云。
上一级审批人是品类采购经理，他的批注里也是强调项目时间紧，却只字未提“专有技术或者专利”这件事。“这是明显的文不对题啊！难道要暗渡陈仓”，采购总监心里嘀咕。
他把采购经理叫过来一问究竟。
采购经理开始的时候还信心满满地站在用户的角度解释项目如何紧急，肯定来不及寻源。
“问题是，用户选择指定供应商的原因是“因为专有技术或者专利”，而描述的时候却一个字都没提这一点。是用户不小心选错项了吗？”采购总监问。
“这个我还真不知道。但是项目时间紧张是用户反复强调的。”采购经理回答。
“按照流程应该怎么处理？”采购总监看着采购经理。
“按流程应该退回申请人，让他修改后重新提申请。但是...”，采购停顿了一下，略显抱歉地说“但是这个流程到您这已经经过了6个审批节点。退回去重来得花不少时间，不知道用户是否接受啊”。
采购总监没说话，依然看着采购经理。
后来，这个申请被退回去了。重新发起的时候，指定供应商的原因变成了“因项目时间紧急...”。
03
差点给自己挖坑的采购
采购经理在审一个招标综合打分表的时候，发现扫描件上没有评分人的签字。他找来了负责这个采购招标的采购主管：“按照流程，这份打分表应该有每个评分人的签字确认，或者附上相关支持文档。比如，每个评分人发送评分表的邮件，以便表明这个分是他本人打的。”
“按照流程是这样的，不过这次很着急。我就自己做了一份表格，也没来得及让大家会签。”采购主管说这话的时候显得不太自信。
采购经理摇了摇头说：“还是要严格执行流程。万一事后发现哪个分数不是评分人自己打的，那就很麻烦了！采购人要学会保护自己啊！我们不甩锅，也不给别人背锅。”
这三段小故事都有一个共同的桥段：要不要遵守采购流程？要不要讲原则？
给你讲最后一个故事：在俄国革命胜利后，有一次列宁去克里姆林宫开会，在大门口被一个新战士拦住了要求检查通行证。另外一个人看到了赶忙制止：“这是列宁同志，还需要什么通行证，赶快放行吧！”“没有通行证，谁也不能通过。我不认识列宁同志，即使是认识也需要检查通行证。”新战士很坚持。列宁这时候已经掏出了通行证交给新战士。新战士看了发现果然是列宁，局促不安地道了歉。列宁说：你做的对！讲原则，认真负责，我们都该向你学习！”
所以，“要不要遵守采购流程？要不要讲原则？”的答案当然是“要啊！”，而且要不折不扣地执行采购流程。这也是我想和你分享的确保“常在河边走，就是不湿鞋”最有效的一招。
因为采购流程是工作标准和行为规范，需要采购活动相关参与方共同遵守。这些相关方包括但是不限于采购、用户、供应商、招标办等等所有参与到采购活动中的部门和人员。太多案例证明，绝大多数违规事件都是首先违反了采购流程。如果没有违反采购流程就违规了，那只能说明采购流程太不完善了！
专业的采购之所以能在职场上更好的保护自己，是因为他们首先都精通采购流程并且严格执行，时刻根据采购流程判断什么是正确的，什么是不正确的。
在别人眼里，这样做则充分体现着你的职业操守和专业性。只要你够专业，即使没有和他们的心意，你也不会有太大的风险，最多也就是被人家说情商低不懂人情世故而已。
最后，想说一句：“认为采购是甲方，手握巨款是金主儿，一能决定用哪家供应商，二能决定花多少钱”的朋友们可能不太了解采购如何开展工作。现实中，采购既没那么大权力，很多时候也不是甲方。我常常说采购是丙方。因为用户是甲方，供应商是乙方。这个中的滋味，也只有做过采购的人才能体会。
采购人自检清单：
1、你知道你们公司有多少采购流程吗？
2、你熟悉所有，或者至少和你相关的采购流程吗？
3、你在严格执行采购流程吗？
4、你的用户和供应商熟悉采购流程吗？如果不熟悉，你有什么行动方案？
5、你会一直思考如何不断地完善和迭代采购流程吗？
