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非常实用的智能表格,有这些作用

时间:2022-04-19 04:41:18 热传 我要投稿

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智能表格

一、痛点

我们在使用Excel时,有以下痛点:

1、当表格新增数据后,公式或数据透视表不能自动将新增数据包含进去。

2、给表格添加新数据时,上面已经设置的格式不能自动应用到新数据行。

3、编辑图复杂的公式时,不知道具体引用的是什么数据。

以上需求,使用表格功能就可解决。

二、什么表格

表格本来是一个通用名词,但是却被微软巧取豪夺,强行霸占,做为专用名词,用于代表有某些特定功能的单元格区域。

为了与我们通常所说的表格区分,我们将微软所称的表格称为智能表格。

如下图B2:E11的单元格区域,就是一个智能表格

三、智能表格的特性

大家看了上面的图片,可能会觉得智能表格和通常的表格没什么区别,实际上,它有几个非常好用的特性

1、良好的扩展性

我们在工作表的单元格中输入数据、编辑公式,做出的表格如下图:

在F3单元格对D3:D10进行求和,当在11行新增一条销售记录时,会有两个问题:

F2单元格的公式计算区域并没有自动包含D11

没有自动将第10行的格式自动应用到第11行。

但是,如果使用了智能表格,不管是上一行的格式,还是新增的记录行,都会自动扩展将其包含进去,如下图:

同理,使用透视表对智能表格的数据进行分析时,当新增记录时,也会自动将新记录包含进去。

小结一下:

表格的良好的扩展性体现在:

范围能自动扩展

自动填充上一行的格式、公式

2、友好的可读性

公式使用结构化引用,具有良好的可读性

下面两个公式,哪个可读性更强?

=SUM(Sheet3!D3:D11)

=SUM(销售表[码洋])

无疑,是第二个公式,一眼就能看出引用哪个表的哪一数据列。

智能表格引用表格中的数据时,使用结构化引用,会显示表格名称、及列名称,

比如:

=SUM(销售表[码洋])

上面公式中的“销售表”是指智能表格的名称,[码洋]是指码洋列,如下图

表格标题自动显示到列标位置,更直观

另外还有一个很好的特性

当使用Power Query合并多个表格时,如果列标题名称是一致的,但表格各个列的位置不相同,要让其一一对应就比较麻烦。

但是如果使用了智能表格,对这些智能表格进行合并汇总,他们会自动将相应的列一一对应。

四、如何将普通表格变为智能表格 方法一:插入表格 插入--表格 可以使用快捷键Ctrl+T快速插入表格。 方法二: 套用表格样式

五、如何将智能表格退回到普通表格

选中智能表格的某个单元格,右键,表格,转换为区域

六、工作簿、工作表、表格傻傻分不清

有些表弟表妹对工作簿、工作表、表格傻傻分不清,帮大家梳理一下

工作簿

如下图,<表2-4>,这是一个Excel工作簿:

工作表

<表2-4>工作簿包含了四个工作表: 分别是使用说明、不规范形式1、不规范形式2、不规范形式3

表格

工作簿相当于我们家的房子

工作表相当于房间:单间配套、二室一厅一厨一卫,四室二厅 一厨二卫 而智能表格呢,相当于在某个房间划出的特定区域,比如:沙发摆发区、餐桌摆放区……