——在总人数有限的情况下，如何对职责编制进行优化，实现效率提高
【客户行业】电力勘探
【问题类型】定岗定编
【客户背景】
南方某电力设计院隶属于某大型央企，该设计院拥有行业工程设计、工程勘察、工程绘测等多种资质，可独立承接行业内各种等级接入系统和可行性研究业务，设计院内部专业设置齐全，设施配备先进，软硬件实力兼备。经过多年发展，设计院业务遍布全国，有着丰富的实践案例和设计能力，在国内同行业中处于领先地位，其技术成果荣获百余项省部级优秀设计、咨询奖，已获得多项实用新型专利和发明专利，是当地同行业中最主要的设计单位。
该设计院前几年业务水平中等，人员数量和业务量处于一个较为平衡的状态，虽然疫情期间，受到上级单位管控，没有放开编制数量，但是原有的人员数量能够满足发展需要，近两年，随着疫情结束，该单位业务量增加，从电力设计转型为EPC总包项目，业务范围扩大，因此原有的人员数量与业务量处于失调状态，无法适应发展，然而上级集团在编制方面控制较为严格。所以，该单位领导比较头疼，不知道该如何解决人员少，跟不上发展的问题。在这种情况下，领导希望通过专业的人力资源专家——华恒智信，帮助设计院做好定岗定编工作，盘点工作量，平衡内部人员安排，通过内部合理分配人员，在不增加人员的情况下，也能保障业务顺利完成。
【华恒智信分析解读】
在双方达成合作后，华恒智信的专家项目组深入设计院进行现场调研，与单位各领导、员工进行沟通了解后，对该单位目前存在的管理问题有了初步的了解，主要体现在以下三个方面。
一、 职责划分不清，工作效率低
随着设计院业务的不断拓展，部门职责也不断变化，有些职责随着项目的开展而出现，有些职责由于管理优化等原因在部门之间调整。由于该设计院管理基础不足，各部门的职责在开展工作中出现了一些问题，比如，财务部门负责合同管理，项目部也负责合同管理，虽然两个部门都有合同管理，但是侧重点不同，财务部更侧重财务资产的合同管理；项目部更侧重项目进度的合同管理，而部门职责中没有写清楚，遇到问题时，两个部门互相推诿责任，导致工作效率低下。
二、单位内部忙闲不均，分工不合理
由于国有企业固有机制限制，该单位的编制数量多年没有变化。目前单位业务量增加，业务范围扩大， 新增的业务部门以及原有的设计部门工作量增加，而人员数量没有增加，导致工作量和人员数量失衡，目前的人员无法支撑现有的工作量，或者部门承担压力比较大。而其他管理部门的工作量相对较少。因此，该单位内部存在部门间忙闲不均，有的工作量很多，任务压力大；有的部门工作量很少，压力小，内部资源不均衡，导致了分工不合理的问题。
三、定岗定编工作落地有困难，进展速度慢
该设计院领导通过私下了解到，部分人员的工作饱和度不高，但是各部门都抱怨自己比较忙，对定岗定编工作不是很积极，领导担心没有充分依据来说服各部门，因此需要科学的依据来支持人员调动；另一方面，领导担心调整人数之后，并不能保障新业务顺利开展，人员能力是否能够胜任等问题。
【华恒智信专业解决方案】
一、梳理岗位职责，优化岗位配置
针对该单位目前职责划分不清，导致工作效率低的问题。华恒智信为该单位提供了多个工具分析模型，从工作流程、价值链等方面对岗位职责进行分析，帮助该单位进行岗位合并与调整。此外，项目组在定岗过程中，将相似岗位进行合并，对于不适应公司发展的岗位，进行重新梳理。通过对各部门岗位工作流程和关键职责进行梳理，能够帮助组织提高运作效率，从而降低管理成本。
二、引入日周月季年的工作量评估法，分阶段推进定岗定编工作
针对单位内部存在忙闲不均的问题，华恒智信建议：盘点各部门的真实忙闲情况和工作量，再分阶段推进定岗定编工作。
对职能部门，项目组建议引入日周月季年的工作量评估法，对各类岗位的每日、每周、每月、每季、每年的例行工作进行提炼，并对其所用的时间、频次进行记录，从而核算出例行工作的工作用时。对于例外工作，对其发生的频次、所需时间进行记录，根据几率大小，选择临时聘用、其他部门支持、领导调动资源协调、分配到日常工作等方式解决。通过对各类岗位例行、例外工作的有效提炼、核算，能够了解到各岗位的实际工作量，在一定程度上减少内部资源不平衡的问题。对技术部门，主要通过完成技术项目的数量、投入人力和时间、成果有效性等进行数据分析，盘点工作饱和度。
三、配套相应的管理机制，保障定岗定编工作落地
为保障定岗定编工作顺利落地，华恒智信建议配套相应的管理机制同步加强管理。通过对其他部门员工的访谈了解到，大家更关心的是支持其他新业务部门的工作后，自己的工作量增加，待遇如何变化，针对这个问题，华恒智信建议各部门员工主动支持关键部门、关键岗位的工作，可以反映在年终奖金方面，在支持的新业务取得收益后，适当提取一部分奖励。
而为了保障人岗匹配，项目组提出优先要加强人才培养，在培养后备人才方面，目前的知识、技能、经验传承需要加强，项目组建议实施“老带新，传帮带”的机制，鼓励年轻员工不断提高自己的业务能力水平，提供给年轻人发展的平台和通道，通过这种形式，快速带出新人，满足单位发展要求。
【华恒智信总结】
在本案例中，随着但单位的不断发展，业务量不断增加，原有的人员数量承担目前的工作量比较吃力，进而出现了一些问题，比如，内部职责划分不清，工作效率低；部门间忙闲不均，分工不合理；定岗定编工作落地有困难，进展速度慢。针对这些问题华恒智信建议梳理岗位职责，优化岗位配置，帮助单位提高运作效率；引入日周月季年的工作量评估法，分阶段推进定岗定编工作；将定岗定编工作跟其他管理机制配套起来。
华恒智信公司在长期开展咨询工作中，在定岗定编方面已经形成了独有的“三级五角色、日周月季年、ABC定编模式”等工具方法，并在各行各业的公司咨询工作中取得了良好效果，对包括技术、职能、生产、服务、操作等各类岗位都有长期丰富的研究，对于定编完成后的人员分流工作具备丰富实操经验，具有“标准化、针对性、可落地”的特点，为中国企业的定岗定编工作提供了良好的工具方法。
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