业务文员岗位操作手册
一、岗位概述
岗位名称：办公室/店长办业务文员
直属部门：商场办公室/店长办
直接上级：商场办公室/店长办主任
适用范围：各商场
二、岗位职责
1、负责商场各类重要周报、月报等报表的汇总、上报、建档工作。
2、负责商场会议纪要、总结计划等重要文书资料的撰写/协助撰写及汇总、上报、建档工作。
3、负责商场各类重要文书档案的建档及保密工作。
4、负责商场收发文件及收发传真工作。
5、负责监督商场各部门建立台帐及重要台帐的催交、汇总、建档工作。
6、负责图书管理工作，协助办公室/店长办主任组织开展读书成果分享活动。
7、完成上级领导交办的其它临时性工作。
三、主要工作
1、按集团、中心要求，填写《商场总经理经营状况周报表》等周报、月报，催交、汇总商场各类重要报表，上报集团董事长、分管副总裁、品牌运行管理中心等相关部门以及中心总经理。
2、参加商场业务分析会、办公例会等会议，做好现场记录，并撰写、上报相关会议纪要。
3、商场相关文书、文档、资料的起草、撰写、上报、建档工作。
4、协助办公室/店长办主任撰写、上报商场、办公室/店长办的周、月度、年度工作总结计划。
5、协助办公室/店长办主任做好读书成果分享会、内报内刊组稿宣传发行等企业文化建设工作。
6、协助办公室/店长办主任做好商场各部门制度执行、报表上报等的监督、考核工作。
四、辅助工作
1、协助办公室主任做好党工团建设等工作，组织、参与商场员工文化娱乐活动，关怀员工的健康成长。
2、协助商场其他部门工作，如企业部促销宣传活动、财务部返款、各部门文件资料收发传真工作等。
3、办公室其他员工的工作协作，如楼层评比考核，食堂、宿舍管理工作等。
4、熟知商场经营种类、进驻厂商品牌等情况。
5、顾客服务：解答顾客的咨询，满足或协助其他部门提供给顾客各类服务需求。
6、完成上级领导交办的其他临时性工作。
五、工作细则
1、每日工作：
时 间
基本工作内容
8：50前
完成考勤打卡，换工服、带领带、佩戴工号牌，检查个人仪表是否符合红星的仪容仪表规范、要求。
8：50-9：10
参加商场员工晨会、升旗、做操。部门员工手记考勤。
9：10-9：20
回到办公室，开窗通风，做卫生，达到5S管理标准。
9：20-9：30
查看前一日工作日志，计划当日工作，分配工作时间。
9:30-11:30
完成前一日未完成工作及紧急性工作。
11：30-13：00
午餐、午休。
13：00-17：40
日常工作安排。
17：40-18：00
总结当日工作，做好工作日志。
18：00
整理办公用品，打扫办公室卫生，关闭所有电源。
打卡，下班。
（说明：①以上时间以冬令时间为准，执行夏令时间时，按相应工作时间顺延；②集团各商场每日营业时间有所不同，各商场可据实调整。）
2、每周工作：
⑴参加商场每周业务分析会、办公例会，撰写、上报业务分析会、办公例会会议纪要。
⑵参加办公室/店长办一周工作例会，并建立台帐。
⑶《商场总经理经营状况周报表》、《商场客服中心周报表》、《撤场分析报告》、《场地调整周报表》、商场总经理/店长《工作周报》等各类周报表的填写、上报。
⑷商场各部门各类重要报表的收集、建档。
⑸集团、商场各类文件以及业务分析会、办公例会《会议纪要》的下发至商场各部门。
⑹完成、上报《员工工作周报》。
3、每月工作：
⑴《商场月度工作总结及下月工作计划》、《品牌分类变动月报表》、《新引进品牌分类确认表》、《市场调研报告》、《商场经营户明细台帐》、商场总经理/店长《个人进步进展表》、商场《管理人员下基层实践情况汇报表》、《团购工作月报表》、《商场场地平面图》等报表的上报集团、中心各级领导。
⑵参加商场员工大会，协助办公室/店长办主任会议发文、现场布置等相关工作，撰写、上报、建档员工大会会议纪要。
⑶各部门月工作总结计划的催缴，后上报商场总经理/店长审阅、建档。
⑷协助办公室/店长办主任组织、参加读书成果分享会，做好发文通知、协助组织、会场布置、现场记录、汇报分享、读书心得文章存档以及会议纪要的撰写、上报、建档等相关工作。
4、每年工作：
⑴参加商场年度绩效考核。
⑵参加商场年度总结表彰大会。
⑶参加商场责任总结、目标责任汇报大会。
业务文员岗位工作流程
一、会议工作
1、业务分析会：（会议时间以北京XX东四环店为例）
①周五13:30：准时参会，做好会议记录。遇事向办公室/店长办主任请假，协助办公室/店长办主任妥善安排好办公室行政文员参会并做好会议记录。
②周五上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知各业务部门经理/主管及其他相关人员参会。
③周五下午至周六上午11:00前：完成《业务分析会会议纪要》的撰写，并上报办公室/店长办主任校审。
④周六中午12:00至周日中午12:00前：修改办公室/店长办主任校审后的《业务分析会会议纪要》，后上报商场总经理/店长审阅、修改形成定稿。
⑤周一中午12:00前：将定稿后的《业务分析会会议纪要》上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
2、办公例会：（会议时间以北京XX东四环店为例）
①周六13:30：准时参会，做好会议记录。遇事向办公室/店长办主任请假，协助办公室/店长办主任妥善安排好办公室行政文员参会并做好会议记录。
②周六上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知各部门经理/主管及其他相关人员参会。
③周六下午至周日上午11:00前：完成《办公例会会议纪要》的撰写，并上报办公室/店长办主任校审。
④周日中午12:00至周一中午12:00前：修改办公室/店长办主任校审后的《办公例会会议纪要》，后上报商场总经理/店长审阅、修改形成定稿。
⑤周二中午12:00前：将定稿后的《业务分析会会议纪要》上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
3、办公室一周工作例会：（会议时间以北京XX东四环店为例）
①周日上午10:00前：在办公室/店长办主任的安排下，通知办公室全体员工开会。
②周日16:30：参加办公室一周工作例会，汇报重要工作和需要办公室主任、办公室其他员工以及商场各部门需要配合、协作的工作，提出一些合理化建议。
③建档：负责办公室一周工作例会的记录，并建立台帐。
4、商场员工大会：
①提前3日：在办公室/店长办主任的安排下，负责或协助相关人员做好会议现场布置准备。
②提前1日：通知各部门经理/主管组织本部门全体员工参会，有关会议资料、物品等的准备到位等。
③大会当天：协助做好会议现场准备；参加员工大会。
④会后2日内：撰写《员工大会会议纪要》并上报办公室/店长办主任校审，修改后报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
5、商场年度总结表彰大会：
①春节前：协助行政文员落实会场或酒店、下发总结表彰大会通知等。
②春节上班后第1、2天：协助行政文员再次落实会场或联系酒店，确定无变化；协助办公室/店长办主任推进大会各项准备工作。
③提前1天：协助行政文员通知各部门经理/主管落实本部门员工参会；再次联系酒店，确认次日会务所需场地、音响设施、宴席等的准备到位；协助落实所有奖状、奖品以及其他物品的准备到位。
④大会当天：在办公室/店长办主任的统一调度下，提前到酒店作好现场布置，有关物品提前送到酒店；参加会议。
⑤会后2日内：撰写商场年度总结表彰大会会议纪要并上报办公室/店长办主任校审，修改后报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后上报中心总经理及中心分管副总裁审阅，并建档，并复印下发至商场各部门。
6、其他会议及会议纪要：
⑴同城两店/多店业务互动会议，中心部门经理会议，商场责任总结、目标责任汇报大会：按办公室/店长办主任的安排，做好定稿后会议纪要上报中心总经理及中心分管副总裁审阅并建档工作，并复印下发至商场相关部门。
⑵商场责任总结、目标责任汇报大会：在办公室/店长办主任的安排下，负责商场各部门新一年度的目标责任书、《廉洁自律责任状》、安全责任书等资料的准备工作，并在会上协助办公室/店长办主任做好商场总经理/店长与各部门经理/主管签约的衔接工作。
二、总结计划
1、员工工作周报：
⑴个人《员工工作周报》：每周六10:00前完成填写，上报办公室/店长办主任审阅，周日下午建档。
⑵办公室员工《员工工作周报》：办公室/店长办主任每周六10:00前完成审阅后，收集、汇总办公室/店长办全体员工的《员工工作周报》并建档。
2、部门工作周报：
商场各部门《部门工作周报》：每周六10:00前催缴各部门《部门工作周报》，收集、汇总后上报商场总经理/店长审阅，周六13:00回收、建档，并在13:30召开的商场每周办公例会前，交商场总经理/店长备案。
3、部门月工作总结计划：
各部门月工作总结计划，于每月28日18:00前催缴各部门经理/主管完成撰写，后汇总、上报商场总经理/店长审阅，每月30日回收、汇总并建档。
28日下午或29日上午10:00前，各部门月工作总结计划同时上报办公室主任，作为办公室/店长办主任撰写商场月工作总结计划的依据。
4、商场月工作总结计划：
①办公室主任于每月1日12:00前，完成商场月工作总结计划的撰写，并上报商场总经理/店长审阅、修改、定稿。
②办公室主任于每月3日10:00前，将商场总经理/店长审阅、定稿后的商场月工作总结计划，转交业务文员。
③每月3日10:00：业务文员将定稿后的商场月工作总结计划，上报中心总经理、分管理副总裁审阅，并建档。
5、部门年度工作总结、目标责任书：
①12月10-19日：按集团要求，在办公室/店长办主任的安排下，协助办公室/店长办主任做好各部门撰写本部门年度工作总结及新一年目标责任书的发文及催缴工作。
②12月20日10:00前：收集、汇总并上报商场总经理/店长审阅各部门年度工作总结、新一年目标责任书；并上报办公室/店长办主任一份，作为撰写商场年度工作总结、目标责任计划的依据。
③12月25日前，回收、汇总各部门年度工作总结、新一年目标责任书，返还各部门经理/主管按商场总经理/店长要求，修改、完善部门年度工作总结、新一年目标责任书。
④1月5日前：各部门经理/主管修改、补充本部门年度工作总结及新一年目标责任书，后催收并建档。
6、商场年度工作总结、新一年目标责任书：
①12月20日10:00：将收集、汇总的各部门年度工作总结、新一年目标责任书上报办公室/店长办主任，作为撰写商场年度工作总结、目标责任计划的依据。
②12月30日前：办公室/店长办主任撰写商场年度工作总结及新一年目标责任书后，经上报商场总经理/店长审阅修改、定稿后，上报中心总经理、分管理副总裁初审。
③1月5日：经各部门经理/主管修改、补充本部门年度工作总结及新一年目标责任书，办公室/店长办主任完善商场年度工作总结、新一年目标责任书后，将定稿后的商场年度工作总结、新一年目标责任书，上报中心总经理、分管副总裁终审并建档。
④春节后一个月内：集团召开年度责任总结、目标责任大会前，将商场年度工作总结、新一年目标责任书，上报集团年度责任总结、目标责任大会会务组制作大会议程。
三、报表工作
1、每周上报的报表：
⑴《商场总经理经营状况周报表》：每周日、周一上午汇总各业务部门周报，每周一12:00前上报集团公司董事长、中心分管副总裁和中心总经理，并建档。
⑵《商场客服中心周报表》：每周一12:00前上报集团公司董事长、中心分管副总裁和中心总经理，并建档。
⑶《撤场分析报告》、《场地调整周报表》：商场如有撤场厂家，每周一12:00前完成《撤场分析报告》、《场地调整周报表》后，上报中心分管副总裁和中心总经理，并建档。
⑷商场总经理/店长《工作周报》：每周一12:00前上报中心分管副总裁和中心总经理，并建档。
2、每月上报的报表：
⑴《商场月度工作总结及下月工作计划》：每月30日前上报中心分管副总裁和中心总经理。
⑵《品牌分类变动月报表》、《新引进品牌分类确认表》：每月根据家具、建材品牌调整情况，填写《品牌分类变动月报表》、《新引进品牌分类确认表》，每月30日前上报集团品牌运营中心总经理、中心分管副总裁和中心总经理。
⑶《市场调研报告》：根据各业务部门市场调研的有关情况，每月30日前填写《市场调研报告》，上报中心分管副总裁和中心总经理。
⑷《商场经营户明细台帐》：汇总商场所有厂家，每月30日前填写《商场经营户明细台帐》，上报中心分管副总裁和中心总经理。
⑸商场总经理/店长《个人进步进展表》：每月30日前上报中心分管副总裁和中心总经理。
⑹商场《管理人员下基层实践情况汇报表》：每月30日前上报中心分管副总裁和中心总经理。
⑺《团购工作月报表》：每月30日前上报中心分管副总裁和中心总经理。
⑻《商场场地平面图》：每月更新《商场场地平面图》，每月30日前上报中心分管副总裁和中心总经理。
四、文书文档工作
1、商场一般性文书、资料工作：
⑴协助办公室/店长办主任，做好商场一般性文件的起草、有关资料的撰写等相关工作。
⑵每天商场及各部门邮件、传真的收发工作。
2、文件文书建档工作：
⑴商场下发的各类文件的建档。
⑵集团公司下发文件的收取，及时下发至商场各部门，并做好存档工作。
⑶商场重要外联工作、外联名单的建档。
3、业务部门资料建档工作：
⑴《经营周报表》：每周六收集、建档各业务部门的《经营周报表》。
⑵《厂商沟通反馈表》：每周六收集、建档各业务部门的《厂商沟通反馈表》。
五、企业文化工作
1、读书成果分享会：
⑴通知：每月参加一次读书成果分享会；协助办公室/店长办主任提前7天下发举办读书成果分享会的通知给商场各部门并在公示栏上公告，落实参会人员及参与读书成果分享的员工；提前2天催缴读书心得文章，为办公室/店长办主任主持读书成果分享会作准备，并存档。
⑵会场准备：协助办公室/店长办主任协调企划等相关部门提前1天做好会场终端等相关工作；活动当天协助、监督提前布置好会场。
⑶分享会上：现场记录。
⑷会后2日内：撰写会议纪要，报办公室/店长办主任审阅、修改后，报商场总经理/店长审阅、修改、定稿，后上报中心办公室并建档。
⑸优秀读书心得推荐：协助办公室/店长办主任推荐优秀的读书心得文章向集团《第一家居》、《红星党工团》内报内刊以及社会媒体推荐发表，并协助办公室/店长办主任在年底上报集团参加集团年度优秀读书心得文章的评选。
2、内报内刊组稿工作：
负责定期在商场开展集团《XX家居》、《XX工团》等内报内刊的编辑、发行工作，在个人带头投稿的同时，组织好商场员工的组稿工作，鼓舞员工的写作热情，提高员工的 文字工作水平。
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