关于对差旅费进行审计的审计报告
内审第X号 根据《内部审计管理制度》及领导安排，总经办审计组对母公司的差旅费进行专项审计，审计过程中我们实施了适当的、必要的审计程序，按照既定的审计方案，结合公司实际情况，总经办审计组于20XX年X月X日对20XX年X月X日-20XX年X月X日期间母公司的差旅费报销进行了审计，并对出差管理进行了延伸审计。 一、审计目标及范围 审计目标：对公司出差管理、差旅费报销审批等流程及差旅费用报销政策的执行情况做出客观评价，促进建立和健全内部控制制度，并提出可行的建议和改善措施. 审计内容：集团母公司出差申请流程，出差管理，差旅费报销申请流程，差旅费发生的真实性及合理性，报销管理制度的执行情况等。 二、审计程序 此次审计对被审部门关于差旅费的报销的相关制度、流程的建立健全进行了检查，对内部控制的执行有效性进行了解，对差旅费报销的异常情况进行延伸审计，查看报销审批单[内审网注:各类审计模板干货资料关注公众号内审网查阅获取]及对应的报销原始凭证，汇总分析报销数据，并关联出差申请单，查看原始票据的日期及内容是否与出差行程一致。通过询问、观察、检查、重新计算等审计程序,我们获取了必要的审计依据。 三、审计发现 1.存在OA账户给他人使用及使用领导账号替他人报销的情况 审计发现副总经理X将其OA账号及密码给予其助理Y登录使用，使用范围包括替其填写出差申请单，费用报销单（已于8月2日停止该行为）；并发现Y使用X总的账号替他人报销或使用替票报销（报销时未说明事替票）的行为，如2018年OA申请单号为OA20181116054中交通费（打滴滴费用），未提供行程单，Y表述该费用是前礼品渠道长Z与X总2018年11月9日出差深圳产生的交通费，是Z交由其进行报销，经审计该笔交通费，Z已做报销（OA20181114021），所以该笔费用无法证实其真实性，但表明存在Y滥用领导账号替他人报销的行为；如2018年OA申请单号为OA20181217024、OA20181217039、OA20181116054中的交通费（打滴滴费用）实际是百货业务主任A在2018年7月22-7月23日与X总出差哈尔滨往返牡丹江的交通费合计2045.48元，其中1392元是租用神舟专车及加油发票，经询问当事人得知，当时无哈尔滨直达牡丹江更为便捷的交通工具，租车是相对高效、低成本的途径，但报销时费用会计（当事人已离职）告知该发票不得报销，之后A将此发票交由Y代其报销；（详见附件，内审网注:本推文略） 2,存在较多非当天发生的费用发票或为替票，滴滴发票无附件，且报销时未注明实际发生日期及内容，部分费用无法证实其真实性及合理性的情况，无法证实真实性的费用金额合计为3413.36元审计过程中发现存在较多费用发票滞后开具、较多替票，且报销时未注明实际发生日期及费用；如Y①在东平吉之岛、京东商城购买的用品（无购买清单）费用列为业务招待费，Y表示该费用是购买酒水、点心等招待客人使用；②如用替票代替购买招待水果的依据，但由于无来客到访登记表，无购买清单、无招待监管人员，无法核实此类费用是否真实合理；③如使用高速过路费发票报销滴滴平台奖励的优惠券；④滴滴费发票未附行程单，报销内容未注明实际发生日期及起始地点；（详见附件,内审网注:本推文略） 3.《费用管理制度》欠完善 《费用管理制度》规定：每日的市内交通费不得超过50元/日，超过部分不予扣除的规定；但未明确该市内交通费是按日算还是按城市算；未明确如多人一同出行市内交通费的标准；在报销过程中，存在报销申请人使用替票申请报销滴滴打车支付费用中使用平台奖励的优惠券；《费用管理制度》未明确报销人使用平台奖励的优惠券或积分等奖励是否可报销； 4.费用报销制度执行欠严谨 （1）差旅费报销未提供实际出行情况，与OA中出差申请单的填写要求不符，导致未能查证差旅费发生的真实性及合理性；费用报销申请单填写不规范，无法一一对应费用产生的时点及事由； （2）部分市内交通费超标准部分未予以扣除，自驾公里数审核不严谨 ①当每日市内交通费超过50元时，报销人按实际发生全额进行报销，与《费用管理制度》5.1.1.1（1）中的：每日的市内交通费不得超过50元/日，超过部分不予扣除的规定不符； ②《费用管理制度》规定离开常驻地出差，以公交车、地铁为优先首选交通工具，特殊情况需自驾，需在出差前提交自驾申请（列明路线、巡店路线），报销时关联自驾申请单及发前及回程后的里程表照片，按1元/公里进行报销，路桥费及停车费根据发票据实报销；但存在自驾出差的未写明详细路线，并且里程表的照片无法证明是是否属于本次出差行成；实际申请报销公里数与出差申请单显示的公里数存在较大差距时未做说明或扣除； （3）交通费附件不完善，行程不清晰 部分差旅费报销单中的交通费未写明对应的出行路线、出行日期，只提供一个汇总报销金额，较难判断该交通费产生的真实性及合理性，如是滴滴出行，只提供滴滴发票，未提供滴滴行程单，未能查证该交通费是否真实合理；与《费用管理制度》“市内交通采用实报实销制，以公交车、地铁等为主要交通工具，每日乘坐交通费（包括公交、地铁、的士等费用）上限为50元，并需注明路线明细”；特殊情况需要自驾，需在出差前提交自驾申请（列明出差、巡店路线）的规定不符； （4）业务招待费审核不严谨，存在部门团建费用列为业务招待费（报销金额10152.3元）及未经事前审批的业务招待的情况（报销金额3462元） ①存在部门团建费用（部门聚餐费）列为业务招待费报销的情况，根据《费用管理制度》中“部门宴请内部职员的费用不属于招待费范畴，原则上不予报销”的规定不符，合计报销金额10152.3元； ②报销人直接根据餐饮或其他招待发票（部分开票时间非招待日期，报销时亦未注明），如购买食品的发票进行报销，而该招待事项事前未经审批，报销申请单也未详细注明招待人员名称，招待事由及联系方式；与《费用管理制度》5.3.6中的“各部门负责人擅自做主发生的业务招待费一律不予报销，超标准接待事前未请示的不予报销，未经报备，部门长以下不允许发生业务招待费”规定不符； （5）住宿费超标准部分未予以扣除，且未提供住宿清单 存在部分超标准住宿费全额报销的情况，且报销住宿费时未提供住宿清单，无住宿单价及住宿天数，较难查证住宿费的合理性及真实性；与《费用报销制度》及《出差管理制度》中“所有住宿费用凭正式发票报销；采用参照标准实报实销制，即标准内凭住宿发票实报实销，超出标准范围凭票按标准报销，必须提供酒店打印的住宿清单”的规定不符。 （6）差旅费报销时间滞后，且一次出差多次报销 存在部分差旅费在出差结束超过一个月后报销，或一次出差行程进行多次费用报销，与《费用管理制度》5.1.1.4（4）中“差旅费需在出差结束后一周内报销，总部人员非超14天的出差，返回工作所在地后，在三个工作日内作申报。对于申报不及时的，则根据延期时间作不同程度的打折处理”的规定不符；如OA单号OA20180315047、OA20190529067的报销关联了5个出差申请单，时间跨度2、3个月； （7）误餐费审核欠严谨，误餐费申请不符合标准，多支付541元如OA单号20190513074，D某的报销单申请的误餐费包含了4月27日、28日，在单号20190515045中重复申请27日、28日误餐费；OA单号20190708015，D某6月17日-29日的报销中，实际28日已经返回惠州，而29日在公司无打卡记录，也无请假申请，同时申请了误餐费；OA单号OA20190622007，实际出差时间是下午，但申请了一天的误餐费；出差途中发生的业务招待费，但误餐费未做相应的冲减； 5.《出差管理制度》有待完善，且《出差管理制度》执行不到位 （1）出差审核欠严谨，出差行程安排欠规范 目前出差申请由申请人填写申请单后经上级领导及行政部审批即通过，但存在部分出差申请单，审核人未审核其出差的合理性及出差单内容的情况，如①2019年4月25日-28日的深圳礼品展（我司未参展），礼品渠道的业务员各自写出差申请单出差深圳，申请[内审网注:各类审计模板干货资料关注公众号内审网查阅获取]出差时间均是4月24日-4月29日，但整个行程未统一规划、出行、住宿，而是各自行动，各自自驾或坐大巴，各自入住酒店（一人一间），与《出差管理制度》中“多人同往同一个地方出差的，相同性别的每两人报销一个房间的住宿费用，报销费用可在原报销标准上增加50元，其他特殊情况做特批申请”的规定不符；②未对出差申请的合理性进行审核，如礼品业务部业务员D某，在OA 申请单OA20190610033，写的出差原因是送物料到仓库及工厂，出差时间写的是10:00-18:00（实际出差时间是9:22-11:22），从公司到仓库往返80公里，申请出差时间极其不合理，且公司每天都有仓库的车往返公司寄仓库，可以带货过去，不必亲自开车送过去；OA20190407008，写的出差原因是LOGO重新丝印；取样寄给客户，出差时间写的是08:00-18:00（实际出差时间是13:30-15:30），只是去工厂取样，申请出差时间极其不合理； （2）出差申请填写不规范，未填写出差原因及具体出差地点 申请人未按《出差管理制度》填写出差申请单，未写出差原因，及具体的出差地点，如OA20190530080，出差原因写的是拜访客户，但未详细列明客户的具体名称，联系人及具体出差地址，出差事由；无法查证其出差申请是否属实；OA20190401073，出差原因只是写了个客户简称，无具体的出差地址，无出差事由，联系人等信息，无法查证其出差申请是否属实； （3）《出差管理制度》欠规范，自驾车的适用情形未做具体规定，未对出差申请人进行考勤管理规定，未对出差原因的填写进行规范； ①《出差管理制度》规定跨省市出差以大巴、火车为交通工具，《费用管理制度》规定离开常驻地出差，以公交车、地铁为优先首选交通工具，特殊情况需自驾，需在出差前提交自驾申请（列明路线、巡店路线）；但实际出差人员只要申请了自驾，均会审核通过，审核人员未考虑出差成本，如礼品业务部4名业务员4月24-29的申请出差回执，其中三人各自自驾，一人乘坐大巴前往，乘坐大巴深圳往返惠州交通费只要162元，而自驾的往返，人均则需要390元，比乘坐大巴贵一倍；如礼品部D某，2019年1-6月的出差均是以个人自驾的方式跨市出行，且出行的路线不明确，报销时也未列明； ②公司未对出差人员的考勤进行管理，未能查证其实际出差是否与申请一致； ③《出差管理制度》规定：出差单需明确出差往返时间、日期、地点、出差乘坐的交通工具；但未对出差原因进行规范，大部分出差申请单未写明出差原因或联系人，无出差原因，则未能审核其出差的合理性；如OA20190530080，出差原因，申请人只是写了个拜访客户，但实际拜访哪个客户，无从得知； （4）变更出差行程未提前报备 存在部分实际出差的行程与申请时不一致的情况，且变更后的行程未重新申请，也未提前报备；如OA20190705022，申请人D某于2019年7月出差申请单的行程是出差广州2天，预定目标是拜访礼品公司，但实际出差是一天是广州，另一天去深圳；临时改出差地点未申请，亦未说明出差深圳及变更行程的原因； （5）出差结束后无出差总结及考勤跟踪 目前出差人员出差结束后均未执行《出差管理制度》的规定：出差后相关的出差报告、总结提交本部门长，亦未向行政部门报备，以登记考勤记录，导致未能发现实际出差与出差申请不符，缺勤的情况； 6.客户来访管理欠完善 目前我司无关于客户来访的相关管理要求，未要求来访人员在前台登记来访信息，未明确招待来访人员的费用标准，购买招待物品的品类及要求等；只有一份《客户来访对接单》，但该表单未被使用；导致相关接待部门按照各自的需求随意购买招待用品，如随意购买酒水、进口水果等，而报销的单据是在各大商场或网上平台购买的用品发票（发票时间与实际招待日期不符或为替票），未提供购买清单；宴请来访客户未登记，从而未能证实该招待费用的合理性及真实性（详看附件）； 四、审计建议 1.对违反公司《奖惩制度》相关规定的人员与予以行政处分 （1）严格管控OA使用权限，使用人负有保管、保密责任，不得将个人账号给与他们使用；由于由于账户给与他人使用造成的损失由用户所有人负责；因此对线下业务部负责人余湧明由于未妥善使用OA账号给公司造成的损失按公司《奖惩制度》给与行政处分； （2）对滥用领导OA账号权限的人员Y按公司《奖惩制度》给与行政处分； （3）制定并完善OA使用管理规定，明确各部门职责及岗位使用权限；每个新员工入职时应对其培训《费用管理制度》、《出差管理制度》、《员工手册》等内部管理资料，并签名已知悉； 2.向相关人员追回或保留由于不符合报销条件或报销审核不严谨导致多付的款项的权利； （1）向报销责任人追回已报销但不符合业务招待费报销标准的（部门内部的餐费）费用金额5076.15元及多申报误餐费210元，合计金额5286.15元——X； （2）向实际报销申请人保留追回已报销但无法证明费用证实性的费用金额3349.22元的权利——Y; （3）向多申报误餐费及部分费用责任人追回费用金额331元——D。 3.完善《费用管理制度》 （1）明确市内交通费报销的适用情形：当日市内交通费不得超过50元，按日计算，不得按城市计算； （2）明确所有的业务招待费应写上招待事由，招待人数及联系方式；（3）明确报销人使用平台奖励的优惠券、积分或其他奖励是否给与额外补偿； （4）明确使用加油费报销的使用情形及使用标准； 4.严格按照《费用管理制度》规定执行 （1）出差结算后应提交实际出差情况给行政部备案，并将行政部的备案信息作为报销的依据，否则不予报销； （2）交通费报销均应列明详细出行路线并对应报销金额，滴滴打车均应附上行程单，自驾车出行要写明出行路线，如果实际出差公里数与申请时偏差较大应备注上原因； （3）未经事前审批的招待费不得报销，部门的聚餐费不得报销，非特殊费用，所有的招待费均应详细列明招待事由，招待人员（客户名称、人数）及其联系方式，如开票时间非实际发生日期，应备注原因，如有需要，来客到访需购买的招待用品均应由行政部购买报销，或招待部门自行购买经行政部门确认，否则不予报销； （4）住宿费报销需附上住宿清单，并列明入住日期，超标准的住宿费需提前申请，如未申请超标部分不得报销； （5）误餐费根据出差人给行政的备案表申请，出差时间不符申请标准的不得申请，出差期间产生业务招待费的应对应扣减误餐费； （6）严格控制费用报销时间，一次出差只能作一次报销申请，不得重复报销，超期报销的，应按《费用管理制度》予以负激励处理； （7）报销部门及人员应熟悉《费用管理制度》； （8）财务部对一些常见的、不符合规范费用报销情况进行整合，并定期对日常出差频繁的部门进行培训； 5.规范完善《出差管理制度》并严格执行 （1）严格按照出差申请单的内容填写，明确出差行程，地点，出差事由及联系人；对不合理的出差申请[内审网注:各类审计模板干货资料关注公众号内审网查阅获取]应予以关注，同一出差目的的出行应统一规划； （2）规范出差交通工具的选择，明确自驾车的适用情形，评估其成本及效率性； （3）对出差人员进行考勤管理，可结合将上线的CRM系统，完善考勤管理； （4）严格按照《出差管理制度》规定执行，出差结算后均应提供出差总结或出差报告，并与行政部备案实际出差情况； 6.规范完善《来访管理制度》并严格执行 （1）完善我司对外来人员的来访管理，所有的来访人员均须做来访登记，明确来访人员信息及拜访事由； （2）明确招待来访人员的招待标准，招待需求物品等，对招待物资进行管理，招待部门不得随意购买招待物资； 五、审计问题后续跟踪表（格式如下，内容略） 相关部门根据反馈的问题执行改进措施，在预计时间内完成并反馈跟进结果。由于本次审计仅针对公司2018年1月1日-2019年6月30日期间母公司的差旅费报销、出差管理进行审计，所发现的问题并非存在问题之全部。被审部门应针对所发现的情况，举一反三，自查自纠。 XXX公司总经办审计组 二〇XX年X月X日
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