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采购保管费是指企业在采购、验收、保管材料物资的过程中所发生的各项费用。工业企业为简化核算工作，将国内采购的材料物资的采购保管费用列作管理费，计入当期损益；国外进口材料则列入其采购成本。
采购保管费指材料物资供应部门及仓库为采购、验收、保管和收发材料物资所发生的各项费用，包括：采购、保管人员工资，职工福利费，办公费，差旅交通费，折旧费，修理费，低值易耗品摊销，物料消耗，劳动保护费，财产保险费，合同公证签证费，检验试验费（减检验试验收入），材料整理及零星运费，材料物资盘亏及毁损（减盘盈）等。一般说来，如果企业发生的采购保管费不多，可在管理费用有关明细科目核算。如果数额较大，应设置“采购保管费”科目进行归集，然后摊入材料物资采购成本。
施工、房地产开发企业用以核算采购保管费的科目，借方登记发生的各项采购保管费，贷方登记转入“物资采购”科目应由当期采购材料物资负担的采购保管费。为均衡年度内各月材料物资的采购成本的负担，采购保管费也可根据年度内预计的采购材料物资的计划价格成本总额（或买价和运杂费的总额）和材料物资采购保管费计算的预定分配率，来计算应计入各该月份或各批采购成本的采购保管费。采购保管费预定分配率和分配额的计算公式为：
| 采购保管费预定分配率＝ | 预计全年材料物资采购保管费总额 | X 100% |
| 预计全年采购材料物资的计划价格成本 |
某月(或某批)采购材料物资分配的采购保管费=该月(或该批)采购材料物资的计划价格成本(或买价和运杂费)总额×采购保管费预定分配率
“采购保管费”科目的月末余额，表示实际发生采购保管费与分配采购保管费的差额，在编制资产负债表时，要将它并入“待摊费用”或“预提费用”项目反映，当实际发生额大于分配额，“采购保管费”科目结有借方余额时，要将未分配额并入“待摊费用”项目反映；实际发生额小于分配额，“采购保管费”科目结有贷方余额时，要将多分配额并在“预提费用”项目反映。但在年度终了时，应将“采购保管费”科目的余额全部转入“物资采购”科目。