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采购是企业物资供应部门按已确定的物资采购计划，取得企业生产经营活动所需的各种物资的过程。当企业的购货活动与货款的支付在时间上不一致，即购进物资而未付款时，就形成了应付账款。
采购管理是通过采购申请、采购订货、采购检验入库、采购退货、采购发票管理、采购结算、供应商档案管理、价格及供货信息管理等功能从而实现对采购过程和应付账结算进行全过程跟踪管理和控制。
采购管理系统与应付款管理系统紧密结合，可实现业务财务的一体化，实现对企业物流资金流的全面全过程管理。
基本信息化的采购与应付管理系统，能够实现各种单据的快速传递，实现财务与业务的整合以及数据共享，实现资金流与业务流的双轨并行，提高了工作效率，规范了企业管理。
1、数据量大
2、日常数据处理频繁且实时性要求高
3、业务处理复杂且可靠性要求高
4、与其他子系统的数据交换较多
采购与应付系统主要目标可以概括如下：
（1）及时准确地完成采购订货管理，反映和监督采购申请、采购订单的制订、审核和执行情况，
（2）完成采购的日常业务处理，包括采购入库、采购退货、发票管理、采购结算等日常处理工作。
（3）完成应付账款的核算与管理，包括：进行应付账款业务的日常核算，全面反映企业赊购形成的债务状况，从而及时还款，降低信用成本；及时反映和监督采购业务中的支出和应付情况，确定合理的中、长期还款计划；及时记录并反映供应商的情况，在保证准时、足量得到供货的同时降低采购成本。
（4）实现其他有关业务的管理。系统还要提供供应商管理、价格及供货信息管理、物料对应管理、质量检验管理等管理功能。
（5）能够完成采购分析，采购统计工作，打印输入各种需要的台账、报表、并通过网络将各种信息按照需求传递到其他子系统。
（6）建立数据接口，实现采购管理子系统与应付账款子系统之间，能及其与库存子系统、总账子系统等其他子系统之间的数据传输与共享。
1.采购订货——采购订单
2.采购入库——入库单
3.输入采购发票，形成对供应商的往来账——采购发票
4.付款业务的处理，更新与供应商的往来账——付款单
一、初始建账
二、供应商档案设置
三、采购部门和采购人员档案设置
四、结算方式设置
五、付款条件设置
六、账龄区间设置
一、采购与应付系统的输入
1.采购订单的输入
2.采购入库单的输入
3.采购发票的输入
4.退货单的输入
5.付款单的输入
二、采购与应付系统的输出
1、各种统计分析报表
一、采购与应付业务数据的输入处理
二、生成记账凭证的处理
三、采购结算与应付账款核销处理