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谈判采购是指采购实体通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。这种方法适用于紧急情况下的采购或涉及高科技应用产品和服务的采购。
(1)招标后，没有供应商投标或没有合格标的；
(2)出现了不可预见的急需采购而无法按招标方式得到的；
(3)投标文件的准备需较长时间才能完成的；
(4)供应商准备投标文件需要高额费用的；
(5)对高新技术含量有特别要求的；
(6)政府采购机关认定的其他情形。
一般说来，谈判采购常常适用于质量比价格更为重要的服务采购，或当采购实体不知道如何解决其问题，或试图解决某个特殊问题，或在招标失败以及紧急情况下才适用。
(1)凡特殊规格，独家经营或仅有一、两家经营，而无竞标对象者，采用谈判采购，比较合理；
(2)有利于紧急采购，及时供应迫切需用之物资；
(3)能对一切条款内容细节详细洽谈，更易达到适当价格之协议；
(4)可选择适当的对象，并兼顾以往交易商服务实绩，确保交货安全。(5)有利于政策性或互惠条件之运用。
(1)无限制的独家谈判，易造成厂商任意抬高价格；
(2)违反自由企业精神，助长企业托拉斯垄断价格，阻碍工商业之进步；
(3)秘密洽谈，易滋作业人员串通舞弊之机会。