艾维·李方法简称艾维·李法
目录 |
艾维·莱德拜特·李（Ivy Ledbetter Lee，1877—1934）亦称艾维·李（Ivy Lee），出生在美国佐治亚州一个牧师的家庭。毕业于普林斯顿大学.美国著名记者，现代公共关系之父。
像许多好的方法一样，艾维·李方法相当简单，我们都知道，方法越简单，使用的机率就越大。在现实生活中，我们每个人都能轻松的使用艾维·李方法来更好的掌握和控制最宝贵的财产——时间。
许多人都可能让自己的时间浪费掉，即使是能干的管理人员也不例外。企业的管理人员总是有数不清的事情要做，其实，他们没有必要在同一时间处理那么多的事情，因为有些事情根本不需要做，而有的事情可以交由别人来做。艾维·李方法要求管理人员每天晚上下班前问一问自己：“明天要做的第一件事情是什么？”如果答案是“召开主席团参加的生产会议讨论成本效益问题”，那么，“生产会议”应该被记录下来作为明天的第一件事情。然后再继续自问：“下一件事情是什么？”可能是与厂商谈判起草降低成本的协议，那么理所当然地，这第二件事也应被记录下来。依此类推，直至记下六七个行动计划为止。这时他们就可以起身回家，把这些事情抛在脑外了。如果因特殊情况需要进行更多的思考的话，那最好在无意识的状态下进行，不要有意去想。
第二天是艾维·李方法使用过程中最关键的阶段。管理人员的目标很清楚，完成昨天已决定的并且记录下来的计划，很显然他们还应把具体的时间安排一下，比如生产会议，虽然它是昨天列出的第一个任务，但它可能安排在下午的某个时间更为合适，所以不能将其作为最先要完成的任务。你也许会发现，人们对按时开会很在意，但对会议什么时间结束却显得漠不关心，这样，浪费的时间与节约下来的时间实际上是均衡的，我们节省时间的目的并未达到，所以，会议主持者应严格遵守会议的开始与结束时间。如果会议引发了许多问题不能按时结束，那么最好的方法就是再补充一些时间，对这些问题进行进一步探讨。事实上，短而精的会议效果往往远远胜过那些枯燥而冗长的会议。
下面抛开会议不谈，任何事情的执行中都可能出现偶然因素，使你无法按时完成，这时就需要努力克服障碍尽快做完。我们知道，越是高层的管理人员就越吝惜自己的时间，想要完成任务，首先得有时间。艾维·李方法设定了这一天需要完成的目标，无论你怎么做，这一天总是会结束的。这时候，管理人员又该坐下来，拿出你所列的几项任务，在疲倦的同时反思：这一天究竟都发生了什么事，自己又做了什么——也就是说对照实际对一天的工作做个小结。已经完成的任务可以划掉，没完成的就列为第二天的头等任务（如果它是必须要完成的话）。第二天，我们又重新开始，就这样一直坚持下去，直至做好为止。
艾维·李方法对目前的管理现状来说可能相当简单。找出六七个需要完成的任务很容易，但要想把它们全部都按时完成却很难，20世纪70年代早期的传统方法往往建议人们把做每一件事情的时间固定下来，比如要在10分钟内洗漱完毕等。但从管理的角度来看，如果你把日程表安排到10分钟，甚至比10分钟还具体的话，你只能变成一个忙碌的机器。我们的建议是宁可少做一些事情，也不能让所有的事情都半途而废。为了控制时间，应该对日程进行规划。此外，艾维·李方法还要求在早晨列出全天的任务及具体实施时间。不过有许多管理人员认为这种“和自己开会”的方法毫无价值，他们将这一种做法认为是一种错乱，所以他们往往对此不加注意。其实，“与自己开会”是一种最重要的会议形式，真正专业的管理人员与那些“混混”的区别就在于此。
但是需要指出的是，艾维·李方法有一个突出的弱点，那就是它无法区分事情的紧迫性和重要性。一般来讲，重要的事情要首先完成。因此，建议在使用艾维·李方法的同时采用优先网格法。这样做虽然增加了一定的难度，但它能使我们做事更加精密，因为我们常常会发现，真正使人迷惑的是事情的紧迫性，而不是重要性。另外，为了节省时间，你必须做到坚持己见，尤其是在开始的时候，被别人看作是固执己见总比被看作是个毫无效率的管理者要好得多。一句话，作为管理人员，必须能解决问题，而如果无法控制自己的时间，那就无法解决问题。
艾维·李方法原来将中心问题放在“任务”上，而我们认为将其用“目标”来代替更为恰当。管理人员最容易不惜花费时间去完成任务，其实这些任务完全可以由手下的人员去完成（受委派人员）。当然，的确有些任务需要管理人员亲自完成，千万不要认为管理人员不该从事具体实务。但从整体上来说，管理人员应该通过思考问题、做出决策、分配任务、履行职责等步骤来完成既定目标。如果你把时间都花在执行具体的任务上，你就不能实现诸多目标。因此，在使用艾维·李方法时要注意把目标放在第一位。