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职能鉴定最早是由波兰档案学者卡林斯基在二十世纪二三十年代提出的，其核心思想是按照文件形成机关在政府机构体系中的地位和职能的重要性，来确定档案文件的价值和保管期限。
1、第一次世界大战以后，随着社会管理范围的扩大、管理活动的日趋复杂化和科学技术的发展，文件产生速度加快，文件数量迅速增加，档案人员面临着严峻的档案鉴定问题。在此之前，档案鉴定工作采取的是一种消极的做法，即主要是销毁所谓的无价值的文件，而不是根据价值标准积极地挑选有价值的文件。在这种情况下，卡林斯基提出了他的职能鉴定理论，卡林斯基认为，应把档案文件分为两类，即有永久保存价值的最高行政机关的文件与只有暂时保存价值的低级机关的文件。卡林斯基认为，在鉴定时，要考虑行政郁门职能，因为相比之下，有些行政部门的文件比另一些行政部门的文件重要，如内政部的文件比邮政部的文件重要，要考虑机关权力的大小，因为文件的重要性与机关权力的大小有关，下级机关的文件不及上级机关重要，同时还要考虑职能的区别，因为同一机关内的某些文件比另一些重要，如关于国家和政治等的文件比关于个人的文件重要。
2、谢伦伯格在其50年代出版的《现代档案—原则与技术》书中，对卡林斯基的职能鉴定理论做了进一步的发展。谢伦伯格认为，公共文件有两种价值，证据性价值与情报性价值。在判断文件的证据价值时，谢伦伯格认为，一个档案工作者应该大体上知道:
(1)每个机关在所属机构行政等级系统中的位置，
(2)每个机关执行的职能，
(3)每个机关在执行一定职能时所进行的各种活动。谢伦伯格认为，了解一个机关在所属机构等级系统中的位置，对档案鉴定工作十分重要，因为文件的价值在很大程度上要由此决定，对于档案工作者来说，具有根本性重大意义的是某一机关决定其方针政策，工作程序和组织形式的主管和决策机构所产生的文件。最下一级的行政管理机关所产生的文件很少有持久的价值。
在考察一个机关内部形成的文件的价值时，谢伦伯格认为要看文件反映的是那一种职能的执行情况，谢伦伯格把每个机关的职能划分成本质的和技术性的两种，并认为本质的职能应有充分的文献证据，而技术性职能，由于它对执行该机关的本质职能无足轻重，因而档案工作者并不看重这种职能的充分文献证据，除非它们具有值得重视的性质。谢伦伯格的理论对职能鉴定理论的发展主要休现在它把职能的作用从独立的机关扩展到机关内部，既根据职能特点确定某一机关所形成的档案总体的重要作用，同时，又在一个机关内部根据职能分工情况，确定那些类别的文件更重要。这就在很大程度上使职能鉴定理论的实际执行效果更合理。
3、“社会分析和职能鉴定论”最初源于德国档案学家汉斯·布姆斯的“以文件形成者职能体现社会价值”思想。布姆斯认为,社会应确定其自身价值,档案文件必须如实地反映这些价值。社会价值最好不是直接通过对社会动力和公共舆论的研究来确定,而应间接地通过了解那些为实现社会需求和愿望的重要文件形成者的职能来判断。按照这种方法,对文件的评判标准从复杂的社会价值、问题或趋势转变为由文件形成者职能显示出的文件来源。当然,这是一种广义的来源,其分析的重点将是文件形成者的职能、计划,所参与进行的活动及活动中的有机联系和业务的重要性。具体来说,分析哪些职能活动、哪些工作更重要,从而将在其中产生的,或与之相关的文件都保存下来,而不再逐份审阅文件本身。这是对卡林斯基“职能鉴定论”的发展。