相对封闭原则
目录 |
现代管理活动的对象，一方面，是独立性很强的组织系统，有着内部相对稳定的结构、内部流通构成，形成内部的运动环流；另一方面，又和外部环境有着广泛、经常的纵向、横向交换和联系，与外界环境存在物质、能量、信息的交换，这样，就系统运动看，相应地具有内部封闭性和对外的开放性。
从管理活动过程来说，管理活动本身就是一种各因素、各环节相互影响、相互制约、环环相扣的链式循环过程。无论是决策活动还是信息活动，都必须构成一个连续封闭的回路。
现代管理，必须在对外开放的前提下，对内采取封闭性的管理，使得内部各个环节、部分，有序衔接、首尾相连，形成环路，从而构成一个完整无缺、有去有回、有进有出的过程环流，使各部分连为一体，相互联系，相互促进，以完成整体目标。这就是现代管理的相对封闭原则。
- （一）管理总体过程的封闭性
管理组织的整分合，从整个运行过程看，实际上也是一种管理封闭。根据整体目标所作的分解，成为许多相关的局部目标及其活动，最后，无论是管理活动还是业务活动，都必须聚合成整体活动并复归于整体目标的实现。不合不行，合了但却不是又合到整体目标的实现也不行。（如图1）
（图1）
如果我们将现代管理活动过程各环节以及相应的机构抽象为一个共同的流程图，它必须形成一个封闭回路。我们可以用下面管理封闭回路的基本模式来表示（如图2）
（图2）
这个模式说明，管理活动的起点是由指挥中心向执行机构和监督机构同时发出指令；然后执行机构在监督机构的督促下实施；实施结果输入反馈机构，由反馈机构处理后反馈给指挥机构；最后，指挥机构在反馈信息基础上发出新的指令，如此不断循环下去。
作为管理手段的机构来说，执行机构必须准确无误地贯彻决策机构的指令，为了保证这一点，应有监督机构。没有准确的执行，就没有正确的输出。为了检查输出的情况，还要有反馈机构，如果只有单向的输出，无从知道决策与实际执行的正确与否，管理失去了活力。根据执行实践的反馈信息及时提出修正决策的正确意见，反馈机构是必须的。
- （二）管理制度的封闭性
任何管理的封闭性，都离不开一系列管理制度的确定和实施。管理制度必须构成封闭，才能真正有效。不仅要有一个尽可能全面的执行制度，而且应有对执行的监督制度，还必须有反馈制度，它包括执行过程中产生矛盾的裁决制度，对执行发生错误的处理制度等等。管理制度不封闭，等于没有制度，若有空子可钻，有错也不能真正执行。只有构成一个封闭的制度网，法网恢恢，才能疏而不漏。法不成网，纵密亦漏。建立岗位责任制是一个管理制度，如果不监督执行，执行与不执行无人过问，执行的好坏没有赏罚，这个制度就不封闭，就是写成大字，贴在墙上，也徒有形式而已。
- （三）管理信息系统的封闭性
现代管理活动离不开信息。一方面，管理过程，必须有相应的信息流为前提，信息伴随着管理活动的的整个流程；另一方面，现代管理活动已经独立分化出专门的管理信息系统。所以，内部信息流必须构成封闭，达是一切管理活动封闭的前提和保证（如图3）。
（图3）
- （一）相对封闭原则的实质
管理的相对封闭实质上是管理活动相互制约、相互促进的过程机制。管理活动本身就是一种客观上层层相因、环环相扣的循环过程和各因素、各环节相互作用、相互制约机制的统一。例如，从拟定计划、执行、到反馈、修正计划，这一过程使组织做功，同时改变着组织的状况，加之，在这同时，环境也在变化，于是，又须做新的计划或决策，开始新的循环。这就是管理组织的输出功能必须延续的过程封闭回路。但如何保证既定计划得以准确无误地执行呢？必须建立监督、反馈部门来促进、约束执行部门，而且决策中心一旦通过结果反馈（内部反馈），发现执行偏差，就可以通过下达控制、纠正指令来予以消除。这些则构成了各环节相互制约的过程机制。
- （二）封闭原则的相对性
我们之所以将此原则称为“相对”封闭原则，是因为它具有相对性。这是因为：
1、开放性的社会组织系统，一方面在内部管理活动中形成封闭循环，另一方面它又作为更大系统的一个子系统而加入更大的循环，从而具有开放性。从根本上说，内部封闭小循环，最终是为了子系统更好地融入大循环之中。环境的不断变化，将导致组织系统内部封闭的某种变化。
2、任何内部封闭，都是在特定条件下，由管理活动所决定、设计的一种相对稳定的过程和机制的组合图式。一旦情况变化，管理活动中原先的封闭图式将无法适应，出现“断头”，或者功效不佳了，就必须做出调整与变化，而任何系统的变化改革，都将产生新的封闭形式。因此，管理者必须注意内部封闭的相对性。但是，这里决不是否定封闭的必要性与普遍性，因为任何不封闭的组织内部活动，都是不合理而无效的。不断用新的封闭来取代旧的封闭以适应环境，提高组织系统功效，恰恰是正确地贯彻了相对封闭原则。
- （一）应用相对封闭原则的必备条件
相对封闭原则的运作，必须在下列基本条件具备后才能在管理系统中顺利有效地发挥作用。这些基本条件是：
1、管理系统的相对独立性。
是指管理系统在人、财、物的支配上，在目标、计划、组织、控制及规章制度的实施上都有不受外界干扰的相对独立权限，从而保证管理指令的下达和有效的信息反馈。
2、具有相互制约和相互促进关系的封闭职能机构。
一个管理系统一般可分解为指挥机构、执行机构、监督机构和反馈机构四部分。这四个机构在封闭回路中相互制约、相互促进，构成了完整的封闭职能体系，如果不具备这一封闭职能机构体系，管理的封闭回路就不可能形成。
3、具有能灵敏捕捉信息和及时传递信息的完善的信息系统。
管理活动离不开信息，信息贯穿于管理封闭回路的全过程。为了更有效地为管理活动提供及时、准确、全面的信息服务，独立形成专门的管理信息系统，已成为一切管理活动封闭的前提和保证。
- （二）如何实现封闭式管理
1、从后果评估出发
评，就是对后果的质的评议；估，就是对后果尽可能有量的估计。采取任何管理措施都要考虑它可能产生的后果。一般是以原订的目标，检验实际执行结果，是否达到预期的目标，有多大的偏差。后果与目标总是不完全一致的，这就要采取对策。加以封闭，杜绝偏离目标的后果。即使可以达到目标，也要一分为二，因为与此同时，总会产生某些副作用，也需要采取对策，使副作用尽量减少，这也是封闭。
2、从各种后果中循踪追迹
组织长期管理混乱，原因很多，作为问题最主导的作用反馈上来了，原因找到了，也无法解决，因为组织无权，怎么办？封闭的办法就是扩大组织的自主权，可是扩大自主权又带来一些新的问题，还要循踪追迹。例如，应用科学研究所扩大了自主权，从外部关系讲，必须有专利法和经济法庭，以保护科研成果的出售，从内部关系讲，至少应有权选择和招聘科学人才，保征不断研究出高质量、高价值的成果。这样，扩大组织自主权才能构成封闭的管理回路，才能进行真正有效的运动。否则，就是试点单位行之有效，全面推广也会碰壁，有效于一时，终难持久。因此，要从各种后果中循踪追迹，选择可以反馈控制的主导线，加以封闭。
3、封闭的专家顾问管理法
建立顾问团倾听专家的意见，这是改进和提高管理的重要措施，必须有一个封闭的管理方法，才能行之有效。但专家的主意有对的，也会有错的；有部分对，也会有部分错的，怎样才能保证正确的意见被吸取、采纳，不正确的被剔除、扬弃呢？这就必须有一个封闭的管理方法。改变那种把专家顾问团当作荣誉席位安排的作法，真正把它看成是汇集人才的组织；顾问团专家可以数年一任，不断更新；同时，采用科学的方法倾听各类专家的意见。国外推行的一种“专家集体预测法”，它不仅可以兼听则明，而且只见意见不见人，足以消除私人偏见。另外，还必须从后果封闭，赏罚分明：专家提了正确建议，经采纳取得成效的，应授奖；敢于直言，提了反对意见，事后证明是正确的，要加倍奖励；对于以极不负责的态度对待所承担的咨询工作，出现不应有的差错，造成重大损失者，要给子惩罚；从来没有明确态度，长期不提一条建议的，应撤销专家顾问资格。如此等等，才是封闭的专家顾问管理法，使专家真正起到智囊的作用。