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物业档案资料是指物业管理机构在物业管理的全部活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声像以及其他各种方式和载体的文件材料的总和。
物业管理企业大多是近几年出现的新型企业，管理上无规范模式，随意性较强。这一点，在建立物业档案资料时要着重注意，努力克服。物业档案资料必须建立起标准的图、档、卡、册、表。
(1)图，包括房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、屋内线路图、管道走向图、窨井下水道位置图等；
(2)档，它是指在物业管理活动中形成的各类文字材料。包括房屋接管、变更、业主和用户来访记录、各类统计资料表格等；
(3)卡，主要是指根据工作需要而建立的设备保养卡、维修记录卡等；
(4)册，如业主缴费手册、绿化管理手册等；
(5)表，包括房屋验收质量登记表、楼字入伙进度表、住户情况登记表、房屋装修申请表等。
在物业档案资料的管理工作中，应实施分类存档，分职责管理的原则。档案的分类方法有很多，通常有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法、文件名称分类法等。根据物业管理公司的管理特点，可以按部门分类，然后按年度进行。各部门，如经理办公室、业务部、维修部、财务部、安护部、保洁部等等，各自按年度管理工作档案，最终归档时，由经理办公室管理负责。