账簿的更换即更换新账簿，是指在会计年度末，将上年旧账更换为下年新账。账簿的使用，一般是以一个会计年度为限。每一新的会计年度开始时，总账和日记账都要更换，大部分明细分类账也要更换，只有变动较小的一部分明细账，如固定资产明细账可以继续使用，不必每年更换新账。
在更换账簿时，旧账簿中有关账户的年末余额要直接转入新账簿相应的账户中去，在新账簿中要注明各账户的年份，然后在第一行日期栏内写明1月1日，在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”字样，再根据旧账簿各账户余额直接转入新账簿各账户“余额”栏内。在此基础上登记新年度所发生的会计事项。同时，在旧账簿中有关账户年终余额的“摘要”栏要注明“结转下年”字样。新旧账簿有关账户之间的转记余额，无须编制记账凭证。
建立新账时，要遵守账簿启用规则，总分类账应根据各账户经济业务的多少，合理估算各账户所需页数，并填写账户目录，然后据以设立账户。