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报价函是商务活动中作为卖方在接到客户的询价函后发出的回复性信函。
对于卖方而言，一封报价信可能意味着一次销售的好时机，所以回复的报价函一定要及时、确切、周到，不要因为某些小小疏忽而失去了潜在的客户。
报价函是指企业向顾客提供商品的有关交易条件的信函。一般来说，报价函主要包括以下内容：
(1)品名；
(2)价格、数量；
(3)结算方式；
(4)发货期；
(5)产品规模；
(6)产品包装；
(7)运输方式。
即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“报价函”、“报价信”等字样。
◆标注件名或主题的目的是使收信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。
◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略。
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
◆由于报价函是针对询价函的，所以称谓项应该根据询价函而写上具体的对方的单位或部门名称、个人姓名等。
◆个人姓名前可以加上“尊敬的”等敬语，姓名后应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼。
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般首先简要说一句感谢对方的询价，然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、包装、交货方式、优惠政策等，最后礼貌地写上“欢迎再询”等关切的话。
◆不要以为是报价函就只回答报价问题，报价离不开产品的质地、规格、包装等问题。
在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“商祺”等表示祝愿的话，后面不必加标点符号。
◆常见的结语还有“祝——红运永在”、“恭祝——商安”等。
◆结语也可以酌情书写一句礼貌性的应酬语，后面加句号。
◆结语还可以酌情省略。
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
范例1：[1]
尊敬的宋经理：
您好!
由衷感谢贵公司来函询价，现将我公司最大号皮质旅行拉杆箱的有关信息提供如下：
产品编号：NP—F3552／32
产品质量：一级牛皮
产品规格：80cmX50cmX30cm
产品包装：标准硬纸箱
产品价格：2200元/只
产品结算方式：商业汇票
交货方式：送货上门
送货日期：本市收到订单3日
优惠价格：订单达20只按9折
如有问题，欢迎再询，我们期待着为您服务。
恭祝
商安
××箱包公司
销售部
××年×月
范例2：[1]
××副食品公司：
贵方X月XEl询价函收悉，谢谢。
兹就贵方要求，报价详述如下：
商品：君山银针茶
品质：一级
规格：每包100克
单价：每包XX元(合包装费)
交货日期：收到订单10日内发货
我方所报价极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按90%的折扣收款。
如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日订购。
恭候佳音。
××茶叶厂
××年×月×日
范例3：[3]
公司：贵方……(日期)对……(商品名称)的报价已经收到。我方不能同意该报价，因为贵方提出的价格高于其他公司对我方的报价。
如贵方愿意向我方出售上述商品，请重新研究并告知新的价格。
请贵方在一年一月一日以前给予答复。
年 月 日