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催款函是在商务活动中针对到期应付而未付的欠款，以书面形式提醒并催促对方付款结账的信函。
写催款函除了达到催收欠款的目的外，还要注意不应当因为催款而影响双方的友好关系和继续合作，所以不要因为催款伤害双方感情，形成敌意。
通常来说，催款函要包括以下主要条款：
1．欠款单位的全称和账号；
2．欠款的原因；
3．欠款的时间；
4．欠款的金额；
5．发票号码；
6．建议处理措施或意见。
即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“催款函”、“催款信”等字样。
◆标注件名或主题的目的是使受信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。
◆可以在文种名称前面加上单位名称，即写成“××公司催款函”的形式。
◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略，但催款函为了醒目地提示对方，建议不省略。
在标题之下另起—行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
◆受信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果没有具体的受信人，则写单位或部门的名称，如“××公司行政部”。
◆如果有具体的受信人，其姓名前面可以加上“尊敬的”等敬语，后面应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼，如“尊敬的姚××经理”。
◆也可以酌情采用单位或部门名称加上负责人职衔的形式，如“尊敬的行政部经理”。
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般应当写上对方欠款的事项、时间、原因、金额、发票号码等信息，再说明催款单位的处理意见，如提醒对方及时付款、商议其他付款方式、最后的付款期限等，必要时还可以写上催款单位的地址、电话、经办人等。
◆出于保持友好关系的考虑，催款函可以分阶段发出：第一阶段主要予以提醒，第二阶段应当直接催款，第三阶段酌情“最后通牒”。
◆不论哪个阶段，语气、措辞都要保持理性，礼貌得体，不要尖酸刻薄，讽刺挖苦。
◆也可以制作催款单模板填写相关项目即可。
在正文之下另起一行空两格书写“恭祝”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“生意兴隆”、“财源亨通”等表达祝愿之意的话，后面不必加标点符号。
◆不要因为催款而忽略了结语的公关功能。
◆如果是最后通牒阶段，结语使用“此致——敬礼”更显得坚定而有礼。
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
◆如果随函附有相关证明材料，可以在落款下方另起一行顶格书写“附件：×××票据复印件”等附件说明语。
范例1：
尊敬的XX公司研发部：
贵公司××年×月×日从我公司购买的一批打印机，双方协议于××月×日付款，现已过期20天有余，请尽快付清款额。良好的信誉是我们双方应共同遵守的，如果贵公司有什么日难，可来人来函商议付款事宜。联系方式：XXXXXXXX。
望速回音。
恭祝
生意兴隆
××办公用品公司销售部
××年×月X日
范例2：
尊敬的XX公司负责人：
贵公司应于X月×日向我公司付款一事迟迟未兑现，现已过付款期1个月有余，其间多次去函催问，未见回音。我公司投入再生产急需该笔款额，请务必于×月X日前付清全部货款，以免发生向法院提出诉讼等不愉快事宜。
此致
敬礼
××办公用品公司
××年×月X日
范例3：
尊敬的XXX先生：
贵方于X×年X月X日订购××节能灯管60箱，货款金额合计1．5万元，发票号为X××XX。贵方业务繁忙，疏忽大意在所难免，故致函提醒，敬请执行结算。我公司账号XXXXXX。逾期按照银行规定加收2‰的罚金。如有特殊情况，请与我公司财务科××联系。
电话：××××××邮编：×××××地址：×××××
谢谢。
××公司事业部
××年×月×日