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会议方案是在会议召开之前对构成会议的各个要素作出系统周密的书面安排的会议文书，属计划类公务文书。会议方案一般是为大中型或重要的会议所做的预设方案。一般单位内部召开的小规模的例行会议可以通过简易会议计划或会议通知来预先安排好会议事务。制定好会议方案，在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排，能促进会议顺利进行，取得完满的预期效果。有些会议还需要向上级机关请示核准，会议方案可作为上级审核批准的重要依据。有些会议方案也可发挥通知的作用，向联办或与会单位通报筹备情况，以便做好必要的准备。
会议筹备方案内容包括：
1．确定会议名称。2．确定议题。3．指导思想。4．任务要求。5．确定与会人员。6.确定时间地点。7.会议期限。8.日程安排。9．会议领导。10．确定会议通知内容。11．会议通知跟进落实程序与要求。12．会场布置要求。13．会议文件资料种类、内容、要求。14．会议设备和用品种类、要求.15．会议后勤安排。16．会议记录安排。17．会场服务安排。18．会议预算安排。19．议定事项催办及反馈的程序、要求、责任人。20．其他注意事项。
会议方案具有以下特点：
1．针对性。会议方案是针对大型会议所做的规划安排，因此具有针对性。
2．指导性。会议方案对会议整个进行过程具有指导作用。
3．多样性。由于会议种类多样，相应的会议方案也具有多样性的特点。
按会议性质分，可分为以下三种：
(1)代表会议方案。代表会议一般参加人数较多，召开时间较长，会议程序严格，而且不同级别的代表会，有不同要求，其方案也比较复杂。
(2)工作会议方案。工作会议，虽然不像代表会议在程序和规格上要求那样严格，但在材料的准备工作上有自己突出的特点。
(3)表彰奖励性会议方案。表彰奖励性会议除会议本身之外，因涉及奖旗、奖状、奖品之类，在财务和物资方面需要做好准备，其会议方案比较复杂。
会议方案通常由标题、开头、主体、结尾、落款等五个部分组成。
1．标题。会议方案标题的规范写法由召开单位或范围、会议名称、文种名称(方案)“三要素”构成，有时可以省略会议召开单位。常用的文种名称有：方案、筹备方案、筹备接待方案、计划、策划方案等。
2．开头。在开头之前，有的要写明方案的送达机关。属于要送上级机关批示的，就写送达上级机关名称，属于要下级知晓的、发给与会机关或个人的，则写下级机关名称。开头部分一般写明召开会议的原由、根据、单位、会议名称、会议时间、地点、会期等，对会议的基本要素进行说明，引出下文。大致相当于一般专题方案中“指导方针”、“总体设想”部分。
3．主体。主体部分一般要写明会议的宗旨、主题(内容、议题)、规模(与会人员)、议程、日程、会议形式、会务机构的组织和分工、会议文书、会议经费、保障措施、筹备情况等事项，相当于一般计划中的“目标要求”、“措施方法”、“实施步骤”。一般分条列项写出。
4．结尾。结尾语部分的写作，要根据会议方案的性质而定，属下级机关请示上级机关的．可写上类似请示报告结尾的用语。如“以上方案，当否，请批示”。
5．落款。一般写明方案的制发文机关、签署日期，并加盖公章。
1．科学安排，考虑全面。会议方案是进行会议的依据，会前要把举行会议的有关规定、各种程序、各方面可能遇到的情况都要考虑到、估计到，总揽全局、全面统筹。
2．明确要求，安排细致。大中型会议涉及人员多，头绪繁，内容杂，在设计会议筹备方案时应周密考虑，妥善安排有关事项。如对材料撰拟、分发、会标制挂、座位排列制作、安全保卫、医疗服务等都作明确的安排。对会议衔接时间计算准确，周密计划，精心安排。
3．留有余地．灵活机动。既要把任务、时间尽可能计算准确，同时，又要为相关活动留有弹性空间，防止安排太紧、太满而造成被动。
4．层次分明．合理安排条款顺序。写作时合理安排各条款间的逻辑顺序，既要条款分明，又要顺序合理。
▲一般会议方案
【内容要件】会议名称、会议目的、会议议题、会议组织方式、会议规模、会议召开时间地点、会议报到时间地点、会议日程安排、会议组织领导、会议出席人员及准备要求、会议组织者的联系方式、会议说明事项等。
商旅会议方案 第一天 7：45～8：oo在公司指定地点集合出发； 8：00—9：00前往此次会议目的地——绿色基地； 9：00～11：30会议期问，会议后稍做休息； 11：30—12：30用午餐； 13：00—14：00自由活动； 14：00—18：00享受温泉戏水的乐趣； 18：00—19：00返回度假村后稍做休息； 19：00～20：00度假村内用晚餐； 20：00～23：30度假村内自由活动，可唱KTV也可玩棋牌(安排篝火晚会，需自费600元每场)； 第二天 7：30～8：00起床： 8：oo～8：30用早餐，早餐后退房； 8：30～9：00前往百果采摘园(需自费)； 9：00～11：00采摘园采摘； 11：00—12：00回市区，结束愉快的行程。
▲大型会议方案
【内容要件】会议名称、会议目的、会议议题、会议组织方式、会议规模、会议召开时间地点、会议报到时间地点、会议日程安排、会议组织领导、会议出席人员及准备要求、会议组织者的联系方式、会议说明事项等。
文化研讨会会议方案 一、会议日期和地点 1999年5月19日至21日于北京京瑞饭店 二、会议内容及安排 1．议题3个，分别为： 议题一：全球化对于文化及文化产业的影响。 议题二：在政府发挥的传统性作用之外，民营文化产业在促进文化艺术发展中的作用。 议题三：国家或国际机构与介入文化产业的跨国公司间的合作。 2．会议共安排开、闭幕式各1次；全体大会5次(其中议题一讨论2次)，分组讨论1次；参观游览(含闭幕式)1次；艺术观摩演出1次，娱乐就餐1次，招待会1次；宴请1次。 三、会议组织方式 1．会议由主持人主持大会主席的选举。会议开、闭幕式由会议中方主席和主持人主持；主持人宣布会议开幕和闭幕及致辞顺序、名单；宣布大会主席、总报告人和全体大会召集人名单。 2．开幕式由东道国文化部长致开幕词，时间5分钟；然后由主办单位中华人民共和国文化部代表(副部长)和亚欧基金会代表(总干事)发言，时间各20分钟。 3．大会设两主席，由主持人提名，代表附议并举手表决。东道国出一主席，另一主席可请一欧洲国家代表担任。全体会议召集人5名，由代表提名候选，举手表决。 4．分组会议拟分6个组进行讨论，分组会议根据报名情况决定，尽量考虑地域、行业、界别的均衡，每组指定召集人1名。召集人兼顾亚洲和欧洲代表的名额。 5．会议工作语言为英语，并设中英文同声传译。 6．全体会议及分组会议程序由召集人执行：发言均限于15分钟之内。 7．会议简报(中、英文)每日出1期，共出3期。 8．闭幕式由大会主席讲话，内容包括对全体会议和分组会议的小结。主席讲话内容可作为大会主席声明并可提交给亚欧首脑会议。主席讲话内容可在会前事先做好准备，届时结合会议情况再作补充。 9．总报告人负责组织起草会议最后报告并提交有关国家政府和有关国际组织编辑出版。