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业务洽谈方案是指企业在进行业务谈判之前,事先对洽谈的具体内容和过程等事项做出安排布置的文字材料。
这种书面性材料属于计划类文书的一种,具有较强的行动指向性和计划项目的全面具体性特征,适用于短期的、立即要着手进行的商品交易专项工作,尤其是那些需要将具体做法报请上级主管部门审批的谈判活动。
谈判方案由标题、正文及落款三个部分构成。如果需要附人对谈判方案的内容有补充说明意义的材料作为附件,还可在正文之后加上。这里有两个问题需要注意:一是谈判方案正文的基本内容一般以“三分式”安排——开头简述、分析基本情况,中间明确基本任务,结尾提出详细、可行的措施和步骤;二是谈判方案的制订日期必须写在正文(或附件)末尾右下方,并写明编制单位或部门的名称,有时还需要加盖公章。
由谈判双方,谈判内容和文种组成;用介词“与”和谈判对手、谈判内容、文件组成。例:“与××厂经营部代表洽谈购进××商品方案”。
此次谈判的缘起;介绍谈判对手的有关情况;谈判双方所涉及的态度、商品需求量、市场供求情况、价格情况等问题,以及我方的意见及做法;难度较大的谈判,要对谈判对手的意图、心理作出分析,明确对策;可能会出现的问题,应变措施,让步限度;结尾语,一般用“以上意见当否,请××批示”。
有必要则加上,没有则不要。
拟写执行方案的单位或主管部门单位。制订日期。
由于谈判双方所处理的事情往往十分具体,行动指向性很强,因此,行文总的要求是要体现出一种严谨务实的态度。
语言方面,一是措辞要明晰准确,即词义浅显易懂,不至于引起歧义和误读,也不至于增加理解的难度;二是语句简洁扼要,多用陈述句和判断句,少用描述句。多用单句和单层复旬,不宜使用多重复句。
文章的结构上,应严格遵照要求,尽可能将关涉事项以类相从,条理清楚,而不要用常规的分段式结构,每个项目密密麻麻写上一大段,使人不易抓住重点。另外,条文式结构还可以起到简省过渡句、段以及用于起承转合的连接词的作用。
范例1:[2]
经双方商定,我部将于今年3月初前往××服装厂与其经销部洽谈进购夏季服装的协议。
××服装厂系我部长期协作的友好厂家之一,专门生产四季服装,尤以夏装闻名,讲求质量和信誉。在以往的合作中,我们都获得了较好的经济效益。但最近服装出厂价有所提高。我部此次前往洽谈是早有思想准备,应力争在价格合适的基础上扩大服装进购量,增加花色品种。此次谈判的初步方案如下:
一、长期协议问题。
这次拟与××服装厂签订每年进购夏装的长期协议,具体事项如下:
······
二、具体合同签订及价格问题。
每年度协议规定数量和质量,最好每年都签订具体合同,价格按当时国内市场水平签订,这对双方都比较合理。若双方在价格问题上相持不下,还可另行商定时间和地点进行签约。
三、服装的质量及花色品种问题。
······
以上当否,请公司领导审批。
附件:我部前往洽谈进货人员名单(略)
××百货公司服装经营部
××××年×月×日
范例2:[3]
5年前我公司曾经购入×公司的重型汽车,经试用性能良好,为适应我矿山技术改造的需要,打算通过谈判再次引进××公司同类汽车及有关部件的生产技术。××公司代表于4月3日应邀来北京洽谈。
具体内容:
1.谈判主题
以适当价格谈成29台同类重型汽车及有关部件生产的技术引进。
2.目标设定
(1)技术要求
①汽车车架运押15000小时无开裂。
②在气温为40℃条件下,汽车发动机停止运转8小时以上再接入220伏的电源后,发动机能在30分钟内启动。③汽车的出动率在85%以上。
(2)试用期考核指标
①一台汽车试用10个月(包括一个严寒的冬天)。
②出动率达85%以上。
③车辆运行375小时,行程×××米。
④车辆运行达×××千米。
(3)技术转让内容和技术转让深度
①利用购29台车为筹码,××公司无偿(不作价)转让车架、厢斗举升杠、转向缸、总装调试等技术。
②技术文件包括:图纸、工艺卡片、技术标准、零件目录手册、专用工具、专用工装、维修手册等。:业;
(4)价格
①20××年购买X×公司重型汽车,每台FOB单价为23万美元;5年后的今天如果仍能以每台23万美元成交,那么此价额定为价格下限。
②5年时间按国际市场价格浮动10%计算,今年成交的可能性价格为25万美元。此价格为上限。
小组成员在心理上要做好充分准备,争取价格下限成交,不急于求成;与此同:务i时,在非常困难的情况下,也要坚持不能超过上限达成协议。
3.谈判程序
第一阶段:就车架、厢斗、举升杠、总装调试等技术附件展开洽谈。
第二阶段:商定合同条文。
第三阶段:价格洽谈。
4.日程安排(进度)
第一阶段:
4月5日上午9:00~12:00;
下午3:00~6:00
第二阶段:
4月6日上午9:00~下午2:00
第三阶段
4月6日晚7:00~9:00
5.谈判地点
第一、二阶段的谈判安排在公司13楼洽谈室。第三阶段的谈判安排在××饭店2楼咖啡厅。
6.谈判小组分工
主谈:张××,为我谈判小组总代表,是主谈判。
副主谈:李××,为主谈判提供建议或见机而谈。
翻译:叶××,随时为谈判人员担任翻译,还要留心对方的反应情况。
成员A:负责记录谈判的技术方面的条款。
成员B:负责记录财务及法律方面的条款。
××矿业集团公司重型汽车引进小组
20××年×月×日