库存现金(英文:cash on hand/vault cash),企业持有可随时用于支付的现金限额,存放在企业财会部门由出纳人员经管的现金,包括人民币现金和外币现金。与会计核算中“现金”科目所包括的内容一致。
库存现金的会计处理
一、本科目核算企业的库存现金。
企业有内部周转使用备用金的,可以单独设置“备用金”科目。
二、企业增加库存现金,借记本科目,贷记“银行存款”等科目;减少库存现金做相反的会计分录。
三、企业应当设置“现金日记账”,根据收款凭证、付款凭证,按照业务发生顺序逐笔登记。每日终了,应当计算当日的现金收入合计额、现金支出合计额和结余额,将结余额与实际库存额核对,做到账款相符。
四、本科目期末借方余额,反映企业持有的库存现金。
库存现金的审计
在审计实务中,虽然现金账户一般所占资产总额比例不高,但却是最容易出问题的几个账户之一,所以往往被列为审计重点。下面以案例分析的形式介绍如何对现金账户进行审计。
一、库存现金的审计方法
(一)对库存现金内部控制制度进行符合性测试
1、了解现金内部控制制度。主要是通过询问,观察等调查手段收集必需的资料,也可通过编制现金内部控制制度流程图方法。一般情况,了解现金内控制度时,首先应注意检查该制度是否建立并严格执行,其次了解诸如款项的收支是否按规定的程序和权限办理,是否存在与本单位经费无关的款项收支情况,出纳与会计职责是否严格分离,现金是否妥善保管,是否定期盘点、核对等等。
2、抽取并审查收款凭证。如果被审单位现金收款内部控制不严,很可能会发生贪污舞弊或挪用等情况。例如,在一个小企业中,出纳员同时汜应收账款明缎账,很可能发生循环挪用的情况,因此应选取适当的样本量进行检查。
3、抽取并审查付款凭证。检查付款的授权批准手续是否符合规定,核对现金付款凭证与应付账款明细账的记录是否一致,再如核对实付金额与购货发票是否相符等等。
4、评价现金内部控制制度。审计人员在完成上述程序后,即可对现金的内控制度进行评价。评价时,应首先确定现金内控制度的可信赖程度以及存在的薄弱环节和失控点,然后据以确定在实质性测试中对哪些环节可以适当减少审计程序,哪些环节应增加审计程序作重点审查,以减少审计风险。
(二)库存现金的实质性测试
1、核对现金明细账与总账的金额是否相符,如不相符,应查明原因,并作出记录或适当调整。
2、盘点库存现金。通常包括对已收到但尚未存人银行的现金、零用金、找换金等的盘点,盘点的步骤和方法:
第一、制定库存现金盘点程序,实施突击性检查,对审计过的单位,进点后不要立即进行盘点,应选择审计期间任意时间(自定)或选择结束审计之前,给对方出其不意,以达到审计目的。再者,审计前应侧面探听了解出纳及会计人员是否都在场,否则另择时机,以免打草惊蛇,给被审单位提供造假,阻挠审计的机会。
第二、确定盘点时,审计人员和出纳人员应一同到达盘点现场。如现金存放有两处或两处以上者应同时进行。在清点保险柜时,在不侵犯出纳人员权利的基础上,对其使用的办公桌,文件橱进行清点,在盘点中不放过任何疑点。
第三、在盘点库存时,审计人员和出纳人员都不得离开盘点地,不要听信出纳人员的巧辩以及其他推诿的话,要学会察言观色。如在审计某部门时,会计出纳人员一听说要盘点,尽管嘴上说没事,但从他们额头上浸出的汗珠,审计人员毅然断定绝对有问题,一口回绝了“你们先回办公室,我们整理一下就送过去的”要求,在审计人员说服教育和义正辞严的态度面前,不得不交出了该单位账内和账外苦心经营的几十万元的“小金库”。
第四、在审计期间,对现金进行多次突击盘点。有时一次盘点,达不到预期效果,其主要原因是被审计单位在接到审计通知后,将违纪违规资金提前转移,当第一次盘点后,被审计单位认为风险已过,把转移出去的资料重新放回保险柜内,这时再去盘点就能发现问题。
二、举例分析
(一)资料
2004年1月25日,审计人员对甲公司2003年12月31日资产负债表进行审计,查得“货币资金”项目的库存现金余额为2995元。2004年1月25日现金日记账的余额是2365 元。
2004年1月26日上午8时,审计人员对该公司的库存现金进行了盘点,盘点结果如下:
1.现金实有数1850元。
2.在保险柜中发现职工李东11月5日预借差旅费500元,已经领导批准;职工胡立借据一张,金额450元,未经批准,也未说明其用途;有已收款但未入账的凭证6张,金额435元。
另外,经核对, 1月1日至25日的收付款凭证和现金日记账,核实1月1日至25日的现金收入数为7130元,现金支出数为7160元,正确无误。银行核定的公司库存限额为2000元。
(二)审计步骤
第一步:根据以上资料,首先核实1月25日库存现金应有数。
因为职工胡立借据450元,未经批准,属于白条,不能用于抵充现金,所以1月25日库存现金应为1月25日库存现金实有数1850元加胡立的借据450元,为2300元。
未入账的收付款凭证都属于合法凭证,可以据以收付现金,只是没有入账。1月25日现金日记账的余额是2365元,加上未入账的现金收入435元,减去未入账的现金支出500元,得2300元。
由此可见,在1月25日,除白条抵库和应入账未入账的现金收支外,现金账实是相符的,即未发生现金溢缺。
第二步:核实2003年12月31日资产负债表中的库存现金是否真实、完整。
既然在2004年1月25日现金是账实相符,未发生现金溢缺,且核对1月1日至25日的收付款凭证和现金日记账,1月1日至25日的现金收入为7130 元,现金支出为7160元,正确无误,那么,就可以根据这些资料倒推出2003年12月31日库存现金应有数。计算过程如下:
2300+7160-7130=2330(元)
由于2003年12月31日“货币资金”项目中的库存现金账面余额为2995元,因此,公司资产负债表中,2003年12月31日的现金余额是虚假的,正确金额为2330元。
(三)审计结论
1.该公司2003年12月31日的库存现金账实不符,应进一步查明原因。
2.督促被审单位将收支及时入账。例如,职工李东11月5日预借差旅费500元,虽经领导批准,属于合规的行为,但出纳人员未及时将借款登记入账,被审单位应编制如下会计分录:
借:其他应收款--李东 500
贷:现金 500
同时,出纳人员应及时催促李东报销有关单证,退回多余的款项。
3.财务制度明令禁止白条抵库,审计人员应进一步调查胡立借款的真实性,并督促被审单位及时收回该笔款项。
4.银行规定库存限额2000元,公司留存超过限额330元,应及时送存银行。