促销资金池，往往很容易被忽略，甚至于95%的产品经理都不知道这个功能，有一些产品经理可能设计过，但大多数都没有接触过。作者对促销资金池的含义以及如何设计进行了详细解说，希望对你有所帮助。
开文说一句，标题没有夸张，实际上，数据应该到 95% 以上。
促销资金池，是促销系统核心功能之一，也是被忽略最多的功能。
很多产品经理设计过促销功能，但，大多数没有设计过，甚至没有听过促销资金池。
为什么会这样？
要解答这个问题，我们得先了解什么是促销资金池。
一、什么是促销资金池?
先回答第 1 个问题：什么是促销资金池？
促销资金池，指企业内部设立专属于促销活动使用的资金管理工具。核心作用，是实现促销资金的集中控制和促销资金流向管理。
每一个功能，都是为了来解决需求而存在。促销资金池解决促销资金管理过程中的效率问题。
促销资金，指企业在计划期内促销活动所需的开支费用，促销资金在财务里属于销售费用，是公司的成本。
促销资金管理包括三个方面：计划审核，控制，使用核算。
计划审核层面，促销计划由运营规划，财务需要对促销计划进行审核和估算ROI合理性。
控制层面，促销资金由运营申请，但财务不会一次性将全年度资金打入运营资金账户，而是按单位时间，例如季度，月，和上几次促销活动ROI评估，视情况进行拨款。
使用核算层面，促销资金由运营使用，财务必须清楚促销资金使用情况，即钱怎么花，花到哪里，总共花了多少，收入多少，花费路径清晰。
计划审核属于前置线下业务，无需通过产品功能解决，财务人员在促销资金的管理效率上，主要面临 2 个问题：
1. 管理运营促销资金成本高
实际工作中，促销预算通过审批，运营便开始执行所有促销活动的配置操作，财务不需要干涉运营如何配置促销活动等。
但，所有促销活动必须通过财务核算后，才允许上线。通过审核，财务控制促销资金发放，保证运营发放促销优惠不会超过促销预算。
多一步审核，意味着多一层流程成本，同时，对于运营和财务来说，还增加了协调成本。
财务审核是项细致的工作，财务需要对促销活动的配置资金和运营提交促销预算方案进行核对。1项促销活动核对，往往占据财务几个小时工作时长。
如果核算发现问题，还需打回，待运营重新配置后，重新进行核算，重复增加了财务工作成本。
更麻烦的是，促销活动场次，跟公司业务线，渠道供应商，活动类型等因素成正比。每次大促活动，这些因素会形成 NXN 种促销活动，汇总到财务进行审核
当多车道汇集到单一车道，汽车一多，就会形成塞车问题，活动一多，也会堆积到财务审批环节，财务管理成本和压力急剧增高。
如果要保证活动正常上线，公司只能协调或者增加财务进行审核，额外增加人力成本。
对于运营来说，增加财务审核，除了增加流程成本，活动审批出现塞车情况时，必然存在活动延迟风险，运营会财务进行沟通，加快审核，无形增加沟通成本。
除此之外，不是每次活动都是预期完成KPI，当预判活动无法按时完成KPI，运营会调整活动政策，增加或改变促销活动。
可能 1 天讨论上线的活动，经过财务审核，会拉长到3-5工作日，促销时间成本变得高昂。
而财务需要紧急审核促销方案预算，原本工作节奏被打断，管理成本也增加，同时打乱了财务其他审核工作，两个部门协调成本都很高。
2. 核对促销资金使用明细复杂
运营在完成促销活动后，财务需要对其资金流向进行核算，这涉及财务核心工作：对账。
对账是指在财务管理中，保证账簿记录正确可靠，对账簿中的有关数据进行检查和核对的工作。
财务一般按活动时间导出订单的Excel表格核对促销资金使用流向和使用情况，以订单表格促销优惠总金额，或者是细分促销类型的优惠金额，进行促销资金核对。
图：拼多多导出订单示例（部分字段隐藏）
当活动时间内，存在 3 项以上相同类型促销活动时，优惠字段会包含着 N 种优惠组合，财务需要花费精力对订单关联的促销活动进行区分，确认订单具体关联哪些优惠活动。
例如，平台发放 4 种 5 元优惠券，某订单使用其中 2 张优惠券，代表有 6 种使用情况，订单表格会在优惠金额显示 10 元，财务仅凭订单，不清楚属于哪种使用情况，核对难度大且容易出错。
促销资金池，就是为了解决财务以上 2 项促销资金管理问题，而产生的功能。
二、促销资金池的设计思路
明白促销资金池「是什么」和「为什么」之后，我们面临最后一个问题：「怎么做」。
促销资金池解决促销费用管理 2 个效率问题，所以核心模块也是 2 个：「资金账户」和「促销明细表」。
2.1 核心模块 ：资金账户
促销资金管理过程中，存在财务和运营参与，造成工作耦合，资金管理成本高的问题。
图：旧流程
促销资金池的设计思路，通过增加「资金账户」模块，运营拥有各自的促销资金账户，财务在预算方案审核后，将促销资金转入到运营的账户，不再参与促销活动审核，解耦运营和财务工作流程。
图：新流程
整个流程中，财务不需要参与促销活动审核，优化管理促销资金成本高的问题，同时避免了审核出错导致资金超发的风险。
运营在管理促销活动中，财务不参与促销活动审核，大大减少了跨部门的沟通成本和协调成本，同时提高风险的管理能力。
同时，无论是大促活动，还是小型促销，各业务线运营可以推进各自活动，不再出现活动在财务审核环节塞车，造成延期的事情。
如果出现活动预期不佳，运营可以快速调整活动政策，快速上线，不再拉财务进行审核，管理成本进一步降低，效率进一步提升。
功能 ①：账户管理
资金账户是具有一定信息格式和结构，用于反映促销资金的增减变动情况及其结果的载体。定义的背后，反应是资金账户的需求点：
账户的结构化展示；
账户资金的变动，即账户流水，资金怎么来，怎么去，剩下多少余额；
账户交易动作，即账户资金往哪里去。
所以账户管理是资金账户基础，也是核心，负责解决资金账户的开通，信息维护，注销和账户余额信息维护等问题。
账户管理设计上注意事项有 3 点：
1. 资金账户的信息字段定义明确，不能有歧义，需与财务系统统一，如下图：
2. 注销逻辑，我们通常采用「软删除」，即注销动作，不会从数据库删除账户数据，因为账户数据会和资金信息数据关联，从数据库删除，会导致历史数据无法追述，出现对账问题。
3. 账户的余额信息分为三种：账户总余额，冻结金额，可用余额，三者关系为：账户总余额 = 冻结金额 + 可用余额。
冻结金额，指财务通过冻结，导致资金账户不可使用的账户余额。冻结金额保证财务掌控资金安全重要手段，避免有问题的资金被使用。
运营所有配置活动金额上限，取决于账户可用余额，所以促销系统关于资金库存部分，需要和可用余额进行逻辑关联。
功能 ②：账户流水
账户流水，指账户资金收款和出款的明细记录，是资金账户里资金变动和交易行为的重要凭证。
核心原因，一是任何交易行为，都需要进行记录，并对收款方和付款方进行展示，方便财务和运营进行账务核对，清楚资金有无到自己账户。
二是作为凭证，避免财务和运营对交易行为出错产生争议。
账户流水核心在于将账户的资金进出变动信息，明确，且不遗漏的记录，包括但不限于以下信息字段：
2.2 核心模块：促销明细表
财务第 2 个难题是对促销资金使用进行核算，促销资金池的设计思路，增加「促销明细表」功能，展示所有促销活动，优惠劵等促销资金使用明细。
促销明细表，指记录促销资金花费的明细记录，即促销资金在什么时间，通过什么活动，被什么人在什么订单进行使用。
通过促销明细表，财务可以清晰了解到每一笔促销资金的流向，并进行核对，保证每笔促销资金都有迹可循，避免财务风险。
所以促销明细表的核心，是促销明细的信息字段和准确且不遗漏的记录，包括但不限于以下信息字段：
促销明细表设计上需要注意，订单 ID 使用母订单 ID，因为交易过程中，存在拆单的场景，一笔促销资金会按比例分摊到不同的子订单，不利于财务对账。
最后的话
我们再次回到开头：促销资金池，为什么会被忽略呢？
一是问题不存在，大部分公司促销资金和促销活动数量都比较低，财务促销资金的管理成本低，更有甚者，财务不管理促销资金，全有运营负责。
问题不存在，自然无需解决，更谈不上促销资金池。
二是产品经理缺少需求深度解析，大多数产品经理都是负责某几个模块，促销资金池虽然属于财务系统，但财务系统的产品经理，不会了解用户在促销上的财务需求，促销系统的产品经理更加不会了解。
表面上看，是不了解促销管理的业务，但本质是：缺少对业务需求深度解析，没有形成闭环链路，让我们进入产品盲区，这也会限制我们进一步提升产品水平。
其实促销资金池，代表很多功能名词，我们以为已经了解需求背后的业务逻辑，但往往只看到外部链路和提出需求的用户，没有了解被隐藏内部链路和被隐藏的用户，以及更深处的需求。
以此文，祝愿你能洞察业务链路，真正挖掘出用户背后的需求。
作者：晓东同学；公众号：在地球的产品笔记
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